Paperiton taloushallinto : Ostolaskujen automatisointi Anttila Oy:ssä
Nikkinen, Marika (2010)
Nikkinen, Marika
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010110814251
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010110814251
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsitteli ostolaskujen automatisointia, ja opinnäytetyön toimeksiantajana oli Anttila Oy. Anttila Oy toimii kaupan alalla ja on osa Kesko-konsernia. Tarkoituksena oli tehdä ohje Anttila Oy:n taloushallinnon osastolle toistuvaislaskujen sekä sopimuspohjaisten laskujen käsittelyyn ja automatisointiin BasWaren Contract Matching -ohjelmaan. Ohjelman avulla yritys voi edistää toistuvien kululaskujen käsittelyä.
Työn teoriaosuudessa kerrottiin yleisesti sähköisestä taloushallinnosta, verkkolaskuista, laskujen automatisoinnin periaatteista ja sähköisestä arkistoinnista. Työ kattoi tiivistettynä useimpien organisaatioiden käyttämät sähköiset taloushallinnon prosessit ja antoi laajemman kuvan laskujen automatisoinnista, joka on yleistymässä yrityksissä. Sähköinen taloushallinto antaa selkeitä hyötyjä yrityksille. Se vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa oleellisesti tiedon kulkua, vähentää virheitä ja selvittelytyötä. Sähköinen taloushallinto parantaa myös tietojen ajantasaisuutta ja jäljitettävyyttä.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus tehtiin Anttila Oy:lle, ja sen tarkoituksena oli edistää ja nopeuttaa laskujen käsittelyä sekä toimia perehdyttämisen pohjana yrityksen uusille työnteki-jöille. Ohje katsottiin tarpeelliseksi, koska muutoin ohjelman käyttö ja siihen tutustuminen ohjelman tarjoajan manuaalien avulla veisi huomattavasti työntekijän tehokasta työaikaa. Aluksi ohjelman toimivuutta testattiin ohjelman testiversiossa. Testauksien jälkeen testattiin ohjelman tuotantoversiota, jossa ilmeni ongelmia käytettäessä tilauspohjaisten laskujen automatisointi ohjelmaa rinnakkain testattavana olevan kulu- ja sopimuspohjaisten laskujen automatisointi ohjelman kanssa.
Opasta laatiessa huomattiin, että laskujen automatisointi on kannattavaa kun yrityksen lasku-massat ovat suuret. Laskujen automatisointi on aika- ja kustannustehokasta. Ostolaskujen käsittely on yhtiöissä päivittäistä ja päivässä ostolaskuja saattaa tulla satoja. Näiden kaikkien laskujen käsittely manuaalisesti on aikaa vievää ja kustannustehotonta. Laskujen käsittelyn automatisointi minimoi kustannuksia laskujen käsittelyssä ja säästää aikaa.
Työn teoriaosuudessa kerrottiin yleisesti sähköisestä taloushallinnosta, verkkolaskuista, laskujen automatisoinnin periaatteista ja sähköisestä arkistoinnista. Työ kattoi tiivistettynä useimpien organisaatioiden käyttämät sähköiset taloushallinnon prosessit ja antoi laajemman kuvan laskujen automatisoinnista, joka on yleistymässä yrityksissä. Sähköinen taloushallinto antaa selkeitä hyötyjä yrityksille. Se vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa oleellisesti tiedon kulkua, vähentää virheitä ja selvittelytyötä. Sähköinen taloushallinto parantaa myös tietojen ajantasaisuutta ja jäljitettävyyttä.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus tehtiin Anttila Oy:lle, ja sen tarkoituksena oli edistää ja nopeuttaa laskujen käsittelyä sekä toimia perehdyttämisen pohjana yrityksen uusille työnteki-jöille. Ohje katsottiin tarpeelliseksi, koska muutoin ohjelman käyttö ja siihen tutustuminen ohjelman tarjoajan manuaalien avulla veisi huomattavasti työntekijän tehokasta työaikaa. Aluksi ohjelman toimivuutta testattiin ohjelman testiversiossa. Testauksien jälkeen testattiin ohjelman tuotantoversiota, jossa ilmeni ongelmia käytettäessä tilauspohjaisten laskujen automatisointi ohjelmaa rinnakkain testattavana olevan kulu- ja sopimuspohjaisten laskujen automatisointi ohjelman kanssa.
Opasta laatiessa huomattiin, että laskujen automatisointi on kannattavaa kun yrityksen lasku-massat ovat suuret. Laskujen automatisointi on aika- ja kustannustehokasta. Ostolaskujen käsittely on yhtiöissä päivittäistä ja päivässä ostolaskuja saattaa tulla satoja. Näiden kaikkien laskujen käsittely manuaalisesti on aikaa vievää ja kustannustehotonta. Laskujen käsittelyn automatisointi minimoi kustannuksia laskujen käsittelyssä ja säästää aikaa.