Rakennushankkeen sähköinen asiakirjahallinta

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Wasacon Oy:lle. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia rakennushankkeessa syntyviä asiakirjoja, antaa tietoja sähköisestä asiakirjahallinnasta ja rakentaa näiden pohjalta toimiva sähköinen asiakirjahallinta vastaamaan yrityksen vaatimuksia.

Asiakirjahallinnan tehtävänä on johdattaa yritys päämäärätietoisesti onnistuneeseen rakennushankkeeseen. Luomalla järjestelmä, joka ohjaa asiakirjojen syntymistä yrityksen haluamassa järjestyksessä sekä mahdollistaa tiedon kulun osapuolten välillä syntyvillä asiakirjoilla. Asiakirjahallinta näin ollen tukee yrityksen laadun ohjausta ja on erittäin tärkeä pala onnistunutta rakennushanketta.

Opinnäytetyöni tutkimus toteutettiin perehtymällä saatavilla olevaan kirjallisuuteen sekä haastattelemalla Wasacon Oy:n mestareita, työpäälliköitä, laskijoita, talouspäällikköä ja toimitusjohtajia. Haastattelujen pohjalta sain kuvan Wasacon Oy:n nykyisestä asiakirjahallinnasta ja sen puutteista sekä tiedot asioista, joita tulisi sisällyttää uuteen malliin ja perusteluita näille.

Työn tuloksena syntyi laaja asiakirjaluettelo, jota apuna käyttäen pystyttiin tekemään Wasacon Oy:n vaatimukset täyttävä sähköinen asiakirjahallintamalli. Työn avulla pystyttiin havaitsemaan konkreettisesti syntyvien asiakirjojen määrää rakennushankkeessa sekä ymmärrettiin, että kaikkia asiakirjoja ei voida valita asiakirjahallintamalliin.

The thesis is commissioned by Wasacon Oy. The goal of the thesis was to research documents of the building enterprise, give information about the document management and use the information to build up a working system for Wasacon. The objective of document management is to lead the company to make a successful building enterprise, create a system that helps to organize the documents the way the company wants and make information exchange possible for the parties. This way the electronical management of documents supports company quality steering and forms an important factor at a successful building company The study was completed by getting acquainted with available literature and interviewing employers of Wasacon Oy. On the basis of the interviews, the vision of the current situation by the employee categories about document-management with its shortages was mapped. Furthermore, information about issues that should be included in the new model were presented with argumentation. As a result of the thesis, a document list was created, which was used to face Wasacon Oy’s demands for document management. The work helped to recognize the amount of documents at the building company. It also helped us to understand that all of the documents can’t be included in the model of the document management.