Uuden ostoreskontran käyttöönotto Yritys X:ssä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli muodostaa kehittämisehdotuksia uuteen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään kohdeyrityksessä sekä luoda selkeä ja johdonmukainen ohjekirja järjestelmän käytöstä yrityksen henkilöstölle. Näiden lisäksi opinnäytetyön aikana muodostettuihin kehittämisehdotuksiin oli tavoitteena luoda ratkaisuja, jotta järjestelmä olisi valmis käyttöönotettavaksi ilman suuria ongelmia.

Opinnäytetyö oli toiminnallinen työ ja se toteutettiin kehittämishankkeellisena opinnäytetyönä. Kehittämishankkeellinen tutkimusmenetelmä sopi opinnäytetyöhön, koska yksi empiirisen tutkimuksen piirteistä on se, että se perustuu kokemukseen tutkimuskohteesta. Koska työ toteutettiin toimeksiantona kohdeyritykselle harjoittelujakson aikana, oli konkreettisten havaintojen tekeminen tutkimuskohteesta luontevaa.

Opinnäytetyössä käytettäviä lähteitä verrattiin havainnoimalla tehtyihin tuloksiin kohdeyrityksen ostolaskujärjestelmästä. Teoreettisen viitekehyksen lähteinä olivat kirjallisuus, internet-lähteet sekä lehtiartikkelit. Opinnäytetyössä perehdyttiin digitalisoituvaan eli älykkääseen taloushallintoon sekä taloushallinnon prosesseihin, kuitenkin keskittyen pääosin ostoreskontran prosesseihin. Kehittämiskohteet ja ohjekirja muodostettiin sekä ratkaisuja etsittiin tutkimalla yrityksen ostolaskujärjestelmää ja vertailemalla uutta ja vanhaa ostolaskujärjestelmää keskenään.

Tärkeimpiä tuloksia opinnäytetyössä olivat ratkaisujen löytäminen kriittisimpiin kehittämiskohteisiin sekä sellaisen ohjekirjan luominen henkilöstölle, jonka perusteella koulutus uuden järjestelmän käyttöön myös toteutettiin. Ohjekirja henkilöstölle otettiin käyttöön välittömästi, kun vanhasta ostolaskujärjestelmästä siirryttiin käyttämään uutta ostolaskujärjestelmää. Ohje sisälsi ostolaskujen hyväksyjän näkökulmasta keskeisimmät asiat ja ongelmat, joiden avulla hyväksyjä voi toimia itsenäisesti, mikäli ongelmia ostolaskujärjestelmän käytössä syntyy.

The main objective of this thesis and the research problem was to create development proposals for a new accounts payable invoice recycling system in the client company and to write a clear and consistent manual for the personnel about using the new system. In addition, solutions for created development proposals were made during the process, so that the system would be ready to put into service without major problems.

The thesis is a project based thesis and it was implemented as a development project. The developmental research method is suitable for this thesis because one of the features of empirical research is that it is based on the experience of the research object. As the study was commissioned by the client company during an internship, it was natural to make concrete observations of the target.

The sources used in the thesis were compared with the results obtained by observing the accounts payable system of the client company. The theoretical framework came from literature, internet sources and newspaper articles. The thesis focuses on digital financial management and financial management processes. However, the main focus is on the accounts payable process. The creation of development proposals and manual, as well as finding solutions, took place by examining the company's accounts payable invoice system and comparing the new and old accounts payable invoice system.

The most important outcome of the thesis are the solutions for the most critical development areas and creating a manual for the staff, on the basis of which the training for the new system was also carried out. The manual for the personnel was introduced as soon as the old accounts payable invoice system was changed to the new accounts payable invoice system. This manual covers the most important issues for the invoice approvers, allowing the authorizing officers to act independently in the event of problems with the accounts payable invoice system.