Hyvin valmisteltu – puoliksi tehty: kirjastojärjestelmän hankinta julkisena hankintana

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee kirjastojärjestelmän hankintaprosessiin valmistautumista Oulun seudun ammattiopiston kirjastoissa. Työn toimeksiantaja on Oulun seudun ammattiopiston Kaukovainio Palvelut yksikkö. Nykyisen PrettyLib-kirjastojärjestelmän ylläpito päättyy muutaman vuoden kuluttua. Työn tavoitteena oli kartoittaa uuden kirjastojärjestelmän vaihtoehtoja, tutkia julkisen hankinnan prosessia ja hankinnan vastuullisuutta sekä uuden kirjastojärjestelmän hankinnan vaikutusta työyhteisöön. Amk-opinnäytetyön tavoite on myös opiskelijan asiantuntemuksen lisääminen.

Tutkimusmenetelmä oli tapaustutkimus laadullisen tutkimuksen tutkimusotteella. Tietoperustassa on kerrottu yleisesti kirjastojärjestelmistä, OSAOlle sopivista kirjastojärjestelmän vaihtoehdoista ja järjestelmänvaihdon merkityksestä työyhteisöön. Julkisen hankinnan käsite ja hankintojen vastuullisuus ovat osa viitekehystä. Julkisen hankinnan prosessi käydään läpi seuraten lakia julkista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 ja IT-järjestelmien hankinnasta on lyhyt katsaus. Tutkimusaineisto kerättiin dokumenteista, asiantuntijoiden teemahaastatteluilla, sähköpostitse ja organisaation sisäiseen hankintakoulutukseen osallistumalla.

Aineiston analyysistä tehtiin seuraavat johtopäätökset. Hankinnan yksityiskohtainen ja tarkka valmistelutyö on prosessin tärkein ja aikaa vievin vaihe. Hankinnan arvo määrittää hankintamenettelyn ja noudatettavat asetukset ja ohjeet. Hankinnan vastuullisuus järjestelmähankinnassa toteutuu taloudellisena ja sosiaalisena vastuuna. Kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyissä on arvioitava avoimen tai suljetun koodin järjestelmän sopivuus OSAOn kirjastoille. Liittyminen Oulun seudulla toimiviin muihin kirjastoihin ja kirjastojärjestelmiin ei ole varteenotettava vaihtoehto. Järjestelmän vaihtamisen ei uskota vaikuttavan negatiivisesti henkilösuhteisiin työyhteisössä. Työstä tehdyt johtopäätökset auttavat toimeksiantajaa järjestelmähankinnan valmistelussa. Työstä voi olla hyötyä myös vastaavassa tilanteessa oleville PrettyLib-järjestelmän käyttäjille.

The topic of this thesis deals with preparing for a library system procurement for the libraries of Oulu Vocational College (OSAO). This thesis was commissioned by OSAO Kaukovainio Services unit. The maintenance of the present PrettyLib library system will end after a few years. The objective of this thesis was to survey the alternatives for the new library system, to study the process of the public procurement and the responsibility of the procurement together with the effect of the procurement of the new library system on the work community. Furthermore, another objective of the thesis is to increase the student's expertise.

This thesis is qualitative study with the case study method applied. The theoretical background of this thesis is consisted of a general account of library systems, suitable library system alternatives for OSAO and the effect of the system exchange to the work community. The concept of the public procurement and the responsibility of procurements are also part of the frame of reference. The process of the public procurement is discussed according to the Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016. Moreover, there is a short review on the procurement of IT systems. The research data is gathered from different documents, theme interviews and by participating internal procurement training of the organization.

From the analysis of the material it can be concluded that a detailed and exact preparatory work of the procurement is the most important and most time-consuming stage of the process. The value of the procurement determines the procurement procedure. Further, the responsibility of the procurement manifests itself as economic and social responsibility. In the requirement specifications of the library system the suitability of the system of the open source or closed code must be estimated for the OSAO libraries. Joining other libraries and library systems which operate in the region of Oulu is not a viable option. It is not believed that the changing of the system affects the relations negatively in the work community. The conclusions made will facilitate the preparation process of the system procurement at OSAO. Also those PrettyLib users in a similar type of situation may find the thesis results useful.