Sihteeripalveluiden uudistaminen : Julkishallinnon organisaatiossa
Saris, Mirella (2019)
Saris, Mirella
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111221011
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111221011
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä käsitellään sihteeritoimintojen uudistamista valtion hallinnon organisaatiossa. Organisaatiossa oli tarvetta päivittää sihteeritehtäviä esimerkiksi käyttämällä digitaalisia työkaluja ja automatisaatiota kuin myös keskittämällä huomiota sisäiseen asiakkuuteen ja asiakaskeskeisyyteen, tunnistamalla asiakastarpeet sekä kustannustehokkuus. Siirryttiin kohti joustavia palveluita, saatavuuden turvaamista ja palvelumuotoilua.
Tutkimus käynnisti sihteeritoimintojen nykytilan analysoinnin käyttämällä haastatteluja ja kyselyitä. Analyysin perusteella kävi selväksi, että tutkimuksen tuli keskittyä sihteeripalveluiden uudistamiseen tuottamalla asiakaslähtöisiä, riittäviä, tehokkaita ja monipuolisia palveluita käyttämällä olemassa olevia resursseja sekä osaamista.
Keskeisiksi indikaattoreiksi muodostuivat asiakkaiden ja sihteereiden tyytyväisyys sekä palvelun tehokkuus. Keinoina käytettiin esimerkiksi anonyymejä arviointeja, palautekyselyitä, sisäistä oppimista ja palkkakustannusten kaventamista. Tutkimuksen haasteita olivat muun muassa epätasaisesti jakautunut osaaminen sekä alussa sihteereiden osittainen motivaation puute.
Tutkimuksessa korostettiin muutosjohtamista, työhyvinvoinnin johtamista, tiimityön kehittämistä, työyhteisöviestintää, resurssien hallintaa, työssä oppimista, ketteryyttä ja kustannustehokkuutta. Sihteeripalveluiden viestintää uudistettiin esimerkiksi uusia sisäisiä teknologioita hyödyntäen.
Tutkimuksen aikana opittiin yhdessä uusia työn tapoja, itseohjautuvuutta, ideointia, oman työn kehittämistä ja hyvien käytäntöjen jakamista. Hyödynnettiin hyviä yhdessä toimimisen tapoja sekä tiimityön etuja, kuten keskinäistä tukea ja yhteisöllisyyttä. Tutkimuksen tuloksena kehitettiin monipuoliset ja kustannustehokkaat sihteeripalvelut, jotka hyödyntävät eri taitoja ja joissa työmäärä on jaettu niin oikeudenmukaisesti kuin mahdollista.
Tutkimus käynnisti sihteeritoimintojen nykytilan analysoinnin käyttämällä haastatteluja ja kyselyitä. Analyysin perusteella kävi selväksi, että tutkimuksen tuli keskittyä sihteeripalveluiden uudistamiseen tuottamalla asiakaslähtöisiä, riittäviä, tehokkaita ja monipuolisia palveluita käyttämällä olemassa olevia resursseja sekä osaamista.
Keskeisiksi indikaattoreiksi muodostuivat asiakkaiden ja sihteereiden tyytyväisyys sekä palvelun tehokkuus. Keinoina käytettiin esimerkiksi anonyymejä arviointeja, palautekyselyitä, sisäistä oppimista ja palkkakustannusten kaventamista. Tutkimuksen haasteita olivat muun muassa epätasaisesti jakautunut osaaminen sekä alussa sihteereiden osittainen motivaation puute.
Tutkimuksessa korostettiin muutosjohtamista, työhyvinvoinnin johtamista, tiimityön kehittämistä, työyhteisöviestintää, resurssien hallintaa, työssä oppimista, ketteryyttä ja kustannustehokkuutta. Sihteeripalveluiden viestintää uudistettiin esimerkiksi uusia sisäisiä teknologioita hyödyntäen.
Tutkimuksen aikana opittiin yhdessä uusia työn tapoja, itseohjautuvuutta, ideointia, oman työn kehittämistä ja hyvien käytäntöjen jakamista. Hyödynnettiin hyviä yhdessä toimimisen tapoja sekä tiimityön etuja, kuten keskinäistä tukea ja yhteisöllisyyttä. Tutkimuksen tuloksena kehitettiin monipuoliset ja kustannustehokkaat sihteeripalvelut, jotka hyödyntävät eri taitoja ja joissa työmäärä on jaettu niin oikeudenmukaisesti kuin mahdollista.