Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen
Suominen, Maija (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111721366
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111721366
Tiivistelmä
Tämän työn tavoitteena oli kohdeorganisaation hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen. Työ toteutettiin toimintatutkimuksena.
Prosessin kehittämisellä tavoiteltiin automaation lisäämistä, läpimenoaikojen nopeutumista sekä prosessista saatavan informaation määrän lisäämistä. Tutkimuskysymyksiksi valittiin se, miten prosessia kehittämällä voidaan vähentää manuaalista työtä ja lyhentää prosessin läpimenoaikoja, miten digitalisaation avulla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin sekä miten prosessista saatavaa analytiikkaa voidaan lisätä.
Kehittämishankkeen teoreettinen viitekehys koostui digitalisaatiosta, taloushallinnon digitalisaatiosta, prosessien kehittämisestä, Lean -kehittämismenetelmistä, systeemiälykkyydestä sekä muutosjohtamisesta. Tiedonhankintamenetelminä kehittämistutkimuksessa käytettiin kalanruotokaaviota nykytilan syy-seuraussuhteiden kartoittamiseen, havainnointia, haastatteluja ja kohdeorganisaation tietojärjestelmistä saatavaa dataa.
Kehittämistoimenpiteet toteutettiin syklisenä prosessina, jossa suunniteltiin ja otettiin käyttöön kohdeorganisaation ostolaskujenkierrätysjärjestelmän sopimustoiminnallisuus sekä rivitasoinen tiliöinnin automaatio. Kohdeorganisaation tietojärjestelmästä saatavasta datasta muodostettiin myös analyyttisia visuaalisia raportteja. Lisäksi tehtiin toimenpiteitä kohdeorganisaation verkkolaskutusasteen nostamiseksi. Kehittämissyklit pitivät sisällään havainnointia sekä reflektointia valituista kehittämistoimenpiteistä.
Kehittämissyklien jälkeen suoritettiin lopputilan mittaukset, joita verrattiin alkutilan mittauksiin, jotta voitiin arvioida tehtyjen kehittämistoimenpiteiden vaikutuksia. Tuloksena kohdeorganisaation ostolaskujen läpimenoaikaa saatiin pienennettyä, vähennettiin prosessiin liittyvää manuaalista työtä sekä lisättiin prosessiin liittyvää analytiikkaa. Digitalisaation avulla saatiin prosessiin lisättyä automatiikkaa, nopeutta ja informaatiota. Tällä kehittämistyöllä saatiin aikaan pysyvää muutosta ja luotua myös jatkuvan toiminnan kehittämisen periaatteita.
Prosessin kehittämisellä tavoiteltiin automaation lisäämistä, läpimenoaikojen nopeutumista sekä prosessista saatavan informaation määrän lisäämistä. Tutkimuskysymyksiksi valittiin se, miten prosessia kehittämällä voidaan vähentää manuaalista työtä ja lyhentää prosessin läpimenoaikoja, miten digitalisaation avulla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin sekä miten prosessista saatavaa analytiikkaa voidaan lisätä.
Kehittämishankkeen teoreettinen viitekehys koostui digitalisaatiosta, taloushallinnon digitalisaatiosta, prosessien kehittämisestä, Lean -kehittämismenetelmistä, systeemiälykkyydestä sekä muutosjohtamisesta. Tiedonhankintamenetelminä kehittämistutkimuksessa käytettiin kalanruotokaaviota nykytilan syy-seuraussuhteiden kartoittamiseen, havainnointia, haastatteluja ja kohdeorganisaation tietojärjestelmistä saatavaa dataa.
Kehittämistoimenpiteet toteutettiin syklisenä prosessina, jossa suunniteltiin ja otettiin käyttöön kohdeorganisaation ostolaskujenkierrätysjärjestelmän sopimustoiminnallisuus sekä rivitasoinen tiliöinnin automaatio. Kohdeorganisaation tietojärjestelmästä saatavasta datasta muodostettiin myös analyyttisia visuaalisia raportteja. Lisäksi tehtiin toimenpiteitä kohdeorganisaation verkkolaskutusasteen nostamiseksi. Kehittämissyklit pitivät sisällään havainnointia sekä reflektointia valituista kehittämistoimenpiteistä.
Kehittämissyklien jälkeen suoritettiin lopputilan mittaukset, joita verrattiin alkutilan mittauksiin, jotta voitiin arvioida tehtyjen kehittämistoimenpiteiden vaikutuksia. Tuloksena kohdeorganisaation ostolaskujen läpimenoaikaa saatiin pienennettyä, vähennettiin prosessiin liittyvää manuaalista työtä sekä lisättiin prosessiin liittyvää analytiikkaa. Digitalisaation avulla saatiin prosessiin lisättyä automatiikkaa, nopeutta ja informaatiota. Tällä kehittämistyöllä saatiin aikaan pysyvää muutosta ja luotua myös jatkuvan toiminnan kehittämisen periaatteita.