Hankkeen materiaalien arkistointi Sivistys- ja kulttuuripalveluissa

Abstract

Nyky-yhteiskunta on hyvin pitkälle digitalisoitunut ja tämän myötä asianhallinnan kehittämiselle on suuri tarve. Manuaalisesta maailmasta sähköiseen siirtyminen ei ole aivan helppoa. Se vaatii tarkkaa suunnittelua ja valmiiksi mietittyjä ratkaisuja moneen asiaan. Sähköinen arkistointi vaatii koko työyhteisön panostusta ja sen onnistuminen riippuu monesta osatekijästä.

Tämän opinnäytetyön tekeminen lähti liikkeelle opinnäytetyöntekijän sekä toimeksiantajan Monetra Oy:n yhteisestä tavoitteesta saada hankkeiden materiaalien arkistoinnin tila kartoitettua Sivistys- ja kulttuuripalveluissa. Opinnäytetyön tarkoituksena on tehdä monipuolinen katsaus hankemaailman näkökulmasta materiaalien arkistointiin ja nimenomaan siihen, miten materiaalien arkis-tointi voitaisiin hoitaa sähköisesti. Monetra Oy on hankkimassa uutta arkistointijärjestelmää ja tavoitteena on hyödyntää opinnäytetyötä hankemateriaalien sähköisen arkistoinnin käynnistämiseksi.

Opinnäytetyön tietoperusta pohjautuu aiheeseen liittyviin lakeihin, asetuksiin, määräyksiin ja ohjeistuksiin. Hankkeiden materiaalien arkistointia ohjaa monet lait ja niistä keskeisimpiä ovat arkistolaki ja kirjanpitolaki. SÄHKE2 -määräys määrittelee sähköisten asiakirjallisten tietojen käsitte-lyä, hallintaa ja säilyttämistä. SÄHKE2 on merkittävässä roolissa sähköistä arkistointia suunnitel-taessa. Opinnäytetyön tietoperustan pohjalla on isona osana myös Oulun kaupungin oma ohjeistus projektien hallinnasta. Oulun kaupungilla on kattava ohjeistus projektinhallinnasta, joka pohjautuu voimassa oleviin lakeihin ja asetuksiin. Ohjeistuksessa kerrotaan kattavasti, miten projektihallinta tulee oikeaoppisesti hoitaa.

Hankemaailman toimintaa ohjaa olennaisesti aina kyseisen hankkeen rahoittaja. Rahoittajilla on omat ohjeistuksensa projektin materiaalien hallinnasta. Rahoittajien ohjeistukset ovat hyvin samankaltaisia säilytysaikojen suhteen. Kaikki opinnäytetyössä mainitut rahoittajan ohjeistavat säilyttämään määrättyjä hankemateriaaleja 10 vuotta vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.

Tutkimuksen mukaan ihannetilanne olisi sähköinen arkistointijärjestelmä, josta olisi rakennettu suora yhteys rahoittajien omiin järjestelmiin. Tällä varmistettaisiin rahoittajalle lähtevän tiedon säilyminen samanlaisena. Arkistointijärjestelmään pitäisi saada myös kertakäyttöisiä käyttäjäoikeuksia, joita voitaisiin hyödyntää muun muassa erilaisissa tarkastuksissa. Sähköinen arkistointijärjestelmä vähentää myös tiedon kulminoitumista yhden henkilön taakse ja fyysisten asiakirjojen tuhoutumisriskiä esimerkiksi tulipalossa tai vesivahingon myötä häviää.