IT-laitehankintaprosessin automatisointi

Abstract

The purpose of the thesis was to improve the IT device acquisition process at the University of Helsinki by creating an IT device acquisition system, which automates the manual stages of the process.

The project began by surveying the problematic features of the process. Following the survey, requirements and goals for the system were established.

The system was created using Onify, a platform that combines IT-resources and -processes, together with PowerShell command-line shell. It gathers data from different information systems belonging to University of Helsinki and indexes it to Elasticseach search engine used by Onify. A PowerShell program working as a back end system uses the indexed data to manage the different stages of the acquisition process.

The system was released to a limited number of personnel for testing. The results showed that the system streamlines the acquisition process and eliminates the manual procedures. As a result, the system has been released to the whole personnel.

In addition, future uses for Onify at the University of Helsinki were considered. As a conclusion, new applications for Onify could be designed based on the skills and knowledge acquired during the project.

Insinöörityön tarkoituksena oli kehittää yliopiston IT-laitehankintaprosessia automatisoimalla siihen liittyviä manuaalisia työvaiheita. Projektissa kehitettiin laitehankintajärjestelmä, joka auttaa käyttäjää hankintapyynnön muodostamisessa ja helpottaa näiden pyyntöjen käsittelyä.

Työ aloitettiin kartoittamalla laitehankintaprosessin ongelmakohtia yhdessä hankinnoista vastaavan tukipalveluiden henkilöstön ja hankintapyyntöjä käsittelevien palvelukoordinaattorien kanssa. Kartoituksen perusteella järjestelmälle asetettiin vaatimuksia ja tavoitteita, kuten helppokäyttöisyys ja hankintapyyntöjen käsittelyn nopeuttaminen, jotka järjestelmän tuli toteuttaa.

Laitehankintajärjestelmä toteutettiin IT-resursseja ja -prosesseja yhdistävällä alustalla ja PowerShell-komentosarjakielellä. Järjestelmä hyödyntää yliopiston muihin tietojärjestelmiin taltioitua dataa, joka indeksoidaan Elasticsearch-hakukoneeseen. Hakukoneesta haettuja tietoja välitetään lomakkeisiin kirjoitetun syötteen mukana taustajärjestelmässä suoritettavaan PowerShell-ohjelmaan, joka muodostaa hankintapyynnöt vastaanotettujen tietojen pohjalta.

Työn tuloksena valmistunut järjestelmä julkaistiin yliopiston henkilöstölle käytettäväksi. Se sujuvoittaa IT-laitehankintaprosessia vähentämällä pyyntöihin liittyvää selvittelyä ja karsii manuaalisia työvaiheita. Järjestelmän ansiosta hankintapyyntöjen käsittelyyn menee aiempaa vähemmän aikaa. Tulokset perustuvat suoritettuihin käyttäjähaastatteluihin.

Lopuksi tutkittiin, miten IT-resursseja ja -prosesseja yhdistävää alustaa voisi hyödyntää yliopistossa jatkossa. Insinöörityössä pohdittiin virtuaalisten itsepalvelutoimintojen ja IT-resurssien liittämistä yhtenäiseen käyttöliittymään lomakkeiden ja indeksoitavan datan avulla. Insinöörityön aikana hankittua tietoa ja opittuja taitoja voidaan hyödyntää IT-resursseja ja -prosesseja yhdistävien ratkaisujen suunnittelussa ja toteutuksessa.