Lapin ELYn infrahankinnan kehittäminen palveluntuottajien näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kehittää Lapin ELYn liikenne- ja ympäristövastuualueiden (L/Y) infrahankintoihin liittyvää yhteistyötä ja hankintojen yhtenäistämistä markkinalähtöisesti. Tehtävänä on hakea ratkaisu tutkimuksen pääkysymykseen: Miten tulevat hankinnat johdetaan? Tutkimus on laadullinen ja aineistolähtöinen tapaustutkimus. Tutkimusaineisto hankittiin palveluntuottajilta tarkoitusta varten järjestetyssä Workshop-tilaisuudessa.

Tutkimustulosten mukaan L- ja Y-vastuualueiden tulee yhdistää sekä yhtenäistää toimintojaan L-vastuualueen hankintatoiminnan suuntaan. ELYn on varmistettava myös omien osaavien hankintaresurssien riittävyys. Tilaajan tulee avata uusia Y-puolen markkinoita hallitusti, mutta määrätietoisesti, jolloin myös palveluntuottajien osaaminen kehittyisi. Kilpailuttamisessa on huomioitava markkinatilanne, erikokoiset toimijat ja tasainen hanketarjonta. Lisäksi kaikki hankintamallit tulisi säilyttää. Laajoja ja pitkäkestoisia yhteisiä kokonaisuuksia, kuten ST-urakoita, voisi soveltaa pienemmissäkin hankkeissa, joissa suunnittelun osuus ei olisi liian suuri. Erityisen sopivina pidettiin hoidon ja ylläpidon alueurakoita, joihin voisi liittää monenlaisia Y-puolen töitä. Puitesopimukset ja pienten hankkeiden niputtamiset teeman, erikoisosaamisen tai alueen mukaan saivat laajaa kannatusta. Jääviysasiat vaativat selkeitä pelisääntöjä ja hankkeisiin liittyvät tiedottamiset tulisi hoitaa yhdessä. Kilpailuttamisessa todettiin olevan paljon kehitettävää, myös kannustavampaan suuntaan, ja tilaajan toiminnan yhtenäistäminen sekä byrokratian madaltaminen vaativat työtä.

Lapin ELYn tulevien infrahankintojen kehittämiseksi ja johtamiseksi tilaajan on reagoitava palveluntuottajien kannanottoihin, jotta infrapalveluita voidaan hankkia laadukkaasti ja tehokkaasti. Yhteisen hankintatoimen aikaansaamiseksi on syytä edetä suunnitelmallisesti. Tämä vaatii osaavaa muutosjohtamista ja hyvää henkilöstöpolitiikkaa. Riittävä hankintaosaaminen tulee varmistaa suunnitelmallisella kehittämisellä. Y-puolen markkinoiden täysimääräisessä avaamisessa kohti L- ja Y-puolen yhteisiä ja laajempia hankkeita on edettävä askelluksittain. Näin myös palveluntuottajien osaaminen kehittyisi erilaisten alalletulohankkeiden, kokemusten ja tilaajan ohjauksen kautta. Lisäksi monipuolinen hanketarjonta tulisi varmistaa. Nykyinen monitoimijakenttä edellyttää valtakunnallisesti selkeitä pelisääntöjä jääviysasioille. Valtakunnallisesti tulisi edelleen kehittää sopimusasiakirjoja ja tilaajan toimintaa yhtenäistää. Kehittämiseen olisi otettava mukaan myös palveluntuottajia.

The objective of this research was to develop market oriented procurement, cooperation and harmonization of infrastructure management in the Centre for Economic Development, Transport and the Environment (ELY) of Lapland. It was studied how infrastructure procurement will be managed in the future. The research was a qualitative and data-driven case study. The data of the research was gathered from the service providers (consultants and contractors) in a workshop session.

According to the results the activities of the Transport (L) and the Environment (Y) responsibility areas should be combined and unified to the direction of the L side. The ELY Centre also needs to ensure their own and skilled resources of procurement. The commissioner has to open new markets for products of the Y side. This should take place controlled, but with determination, so that the skills of service providers would also develop. The market situation, the different size providers and the steady supply of project have been taken into account in the procurement process. The common opinion was that the Y side works could be combined widely into the area maintenance contracts. The framework agreements and packaging small projects according to theme, special skills or region were widely supported. The matter of incompatibilities requires clear rules. There is a lot of developing in the tendering process. The commissioners also have to integrate their own procedures and reduce bureaucracy.

The ELY Centre of Lapland has to respond to the expectations of the service providers to develop and manage the infrastructure procurement, so that the services provided would be of high-quality and efficient. The procedure should be well planned in order to reach the common procurement process. Creating the common procurement process requires skilful change management and good personnel policy. Opening the markets of the Y side to the joint larger projects should be done gradually. The current multi-actor field requires clear rules and regulations for incompatibilities issues nationally. Moreover, the development of the contract documents and harmonization of the procurement procedures need attention. The development should be done in cooperation with the service providers.