Sähköisen asioinnin strategiaviestintä metsäkeskuksissa

Abstract

Suomen metsäkeskukset ja Metsätalouden kehittämiskeskus Tapio kehittävät valtionavulla uutta tapaa kerätä tietoa metsistä. Uusi keräystapa tuo uusia palveluja metsäalalle. Näistä keskeisimmät ovat metsänomistajille ja metsäalan toimijoille suunnatut sähköisen asioinnin palvelut. Palvelut valmistuvat käyttöön vaiheittain vuosien 2010–2012 aikana.

Opinnäytetyön tehtävänä oli laatia metsäalan neuvojille suunnattu opas, jonka avulla neuvoja saa käsityksen tulevista, sähköistä asiointia hyödyntävistä neuvontapalveluista ja niihin liittyvistä osaamistarpeista. Opinnäytetyössä tuotettiin sekä opas, että sen laatimisprosessia analysoiva raportti. Työn perustana olivat metsäkeskusten toimintastrategia sekä valtionhallinnon sähköisen asioinnin tavoitetila ja ohjeistot. Kyseessä on strategiaviestinnän työ, jossa metsäkeskusten toiminnan strategisia tekijöitä konkretisoidaan erityisesti muotoilun ja tuotekehityksen näkökulmasta.

Oppaan tavoitteena oli havainnollistaa aineettomia palveluja niin, että se luo vuorovaikutusta, joka edesauttaa uusien palvelutuotteiden kehittämistä. Oppaan tarkempaa sisältöä kartoitettiin käyttäjätutkimuksilla, joista keskeisimpiä olivat ryhmähaastattelut. Näissä ilmeni, että tiedon saanti on keskeinen osa vaikuttamisprosessia ja tiedon pohjalta käynnistyvä vuorovaikutus paras väline henkilöstön strategiseen muutokseen valmistautumiseen.

Käyttäjätutkimusten tuloksiin pohjautuen oppaalle luotiin konsepti, jossa strategisia tekijöitä tarkasteltiin sähköisen asioinnin, tuotekehityksen, asiakkaan ja lukijan oman toiminnan näkökulmista. Strategiset tekijät nivottiin yhteen kuvituksella, jonka avulla lukijalle kerrottiin tarina. Tarinassa sähköisen asioinnin palvelu näyttäytyy metsänomistajalle pikkulintuna. Tarinan avulla pyrittiin luomaan strategiselle viestinnälle ominainen tunnelma ja varmistamaan se, että lukija käsittelee aihetta myös tunteen tasolla.

Finnish Forestry Centres and Forestry Development Centre Tapio are developing a new method to collect data from Finnish forests. This development program will create new eServices, which will be launched gradually between 2010–2012. Their development is financed by the Finnish government.

The topic of the thesis was to create a guide for the forest advisors at the forestry centres. The thesis includes both the actual guide and the description of the creation process. The guide was seen as a tool of strategic communication. The strategies behind the work consisted of the strategy of the Finnish Forestry Centres, as well as the action plan and general guidelines of the government’s eServices. These strategies were observed from the viewpoints of product development and design.

The goal of the guide was to help the advisors understand what the new eServices will be, what skills are required and how they can be useful when advising both the forest owners and the companies. A further aim was also to visualise new services in a way, which creates communication between the advisors and the developers of the new service products. Several user studies were conducted, the most important being three group interviews. The results indicated that the first step of the interaction process is to receive information. Furthermore, communication seems to be the best tool for the organisation to become prepared for a strategic change.

The concept of the guide was created based on the results of the user studies. First, the main strategic factors where selected. Second, they were observed with respect to the eServices, the product development, the customer and the recipient’s own action. Story telling was used in the illustrations, which combined the observations with fiction. The eServices were shown as little birds assisting the forest owner. The purpose of the illustration was to create a positive atmosphere required for the strategic communication. The illustration also encourages the recipient to process feelings while thinking about the facts.