Resource Management Model for Consultancy Business

Abstract

Resource Management in knowledge business must be carried out efficiently in order to compete within today’s business environment. The Thesis goal was to improve the Re-source Management Model for Project Managers in the Consultancy Unit of the Case Company. Project managers were chosen as a pilot group as later the model can be extended to cover all the experts.

The research started by familiarizing the current model at the Case Company, collecting material from the literature and interviewing other companies. Four companies were chosen on the basis of the fact that they were operating on different fields when com-pared to the Case Company’s IT field in order to receive a wider perspective over knowledge work consulting and to avoid companies’ reluctance in sharing their core processes derived from a rivalry situation. Based on the interviews and other material collected, the Draft Model was created. The core of the new model was the single point of visibility and responsibility. The single point was chosen to be a virtual unit called SePO. After that the Draft was verified by referees from the Case Company. During the verification process it became clear that an even better choice would be the division of single point between strategic and operative aspects. Thus for the final proposal the strategic part was moved to the PMO unit.

After analyzing the available data it became evident that it is not possible to create an effective resourcing model for one unit only, but the model should be expanded to cover all the consultancy related units at the Case Company. In this way it would be possible to address all the three main issues found in the current state analysis, namely lack of full visibility over work tasks (e.g. projects and development), lack of overall responsibility on those tasks and lack of full authority over all the resources allocated for those tasks.

Konsultointityössä resursointi on haasteellista. Kuten palveluissa yleensäkin, konsultoinnissa asiakas on mukana palvelun luontiprosessissa eikä palvelua voi tehdä varastoon. Tämä aiheuttaa palvelukohteen sekä suorituksen vaihtelua mikä vaikeuttaa tietotyön tuotteistamista ja siten palvelun ”teollistamista”. Tässä lopputyössä tehostetaan kohdeyhtiön IT-konsultointiyksikön projektipäälliköiden tehtäväjakomallia. Tavoitteena on yksikön resurssipyyntöjen käsittelyn, tehtäväjakomenetelmän sekä raportoinnin virtaviivaistaminen.

Työ tehtiin tutustumalla olemassa olevaan toimintatapaan, tutkimalla kirjallisuutta sekä vertaamalla muiden alojen vastaaviin konsultointiyrityksiin. Tieto yrityksistä kerättiin teemahaastattelumenetelmällä. Näiden pohjalta luotiin ensimmäinen malli jota kohdeyhtiön edustajat arvioivat. Tuloksena oli paranneltu ehdotus.

Kokemusten yhteenvetona todettiin, että resurssipyyntöjen sekä tehtäväjaon toiminnan kannalta oleellinen vaatimus on, että organisaatiossa on yksi piste, jolla on täysi näkyvyys ja päätäntävalta resursointiin. Muussa tapauksessa joudutaan eri organisaation osien keskinäiseen kilpailutilanteeseen resursseista. Se puolestaan johtaa toiminnan osaoptimointiin sekä organisoinnin puutteen takia yleiskulujen nousuun.

Työn aikana havaittiin, että tavoitteeseen pääsemiseksi tarvitaan organisaatioon tulevia muutoksia. Organisaation täytyy tukea parannettuja prosesseja. Siksi työssä ehdotetaan virtuaaliyksiköiden käyttöä olemassa olevan organisaatiorakenteeseen lisänä. Toimintamalliehdotus sisältää yhden strategisen ja yhden operatiivisen yhteisen toimintapisteen. Ensimmäinen on yksikkö, jonka vastuualuetta laajennettiin koskemaan kaik-kia työpyyntöjä. Tällä yksiköllä on strateginen ja ohjaava rooli. Toinen piste on operatiivinen virtuaaliorganisaatio, jonka toimenkuvaa laajennettiin koskemaan kaikkea projektipäälliköiden tekemää työtä. Tässä yksikössä toimivat resurssipäälliköt, joille tulee vastuu projektipäälliköiden tehtäväjaosta. Samalla tehtäväjakovastuu poistuu nykyisiltä linjaesimiehiltä. Resurssipäälliköiden alaisuuteen luodaan projektipäälliköiden virtuaalinen resurssipooli.