Sähköinen laskutus taloushallinnon työkaluna

Abstract

Taloushallinon prosessien tehostamiseksi yritykset puntaroivat sähköisen laskutuksen hyötyjä. Tämän työn tarkoituksena oli selvittää mitä hyötyä sähköiseen laskutukseen siirtymisestä on sekä mitä eri vaihtoehtoja yrityksillä on sähköistäessään laskutusta. Työn teoria osuus käsittelee yleisellä tasolla perinteistä ja sähköistä taloushallintoa. Lisäksi teoriaosuus keskittyy sähköiseen laskutukseen liittyviin tekijöihin. Teoriaosuuden lähteinä on käytetty kirjallisuutta, Internetiä ja haastattelua.

Tutkimus aineistossa käsitellään sähköisen laskutuksen ohjelmistopalvelujen tarjoajia sekä heidän asiakkaidensa kokemuksia. Työn empiirinen osuus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, ja se käsittelee yrityksien syitä siirtyä sähköiseen laskutukseen sekä heidän kokemiaan hyötyjä sähköisestä laskutuksesta.

Tutkimustulosten mukaan sähköiseen laskutukseen siirrtyttäessä yrityksien kannattaa ensin selvittää kuinka paljon laskuja liikkui kuukaudessa ja paljonko laskuista aiheutuvan manuaalisen työn määrä on. Tutkimustulokset osoittivat, että sähköiseen laskutuksen tuomia hyötyjä ovat henkilökustannussäästöt ja laskun kierrätysprosessin nopeutuminen ainoastaan suurten yritysten kohdalla. Pienten ja keskisuurten yritysten kohdalle ei syntynyt niin konkreettista hyötyä, että pystyttäsiin puhumaan vastaavista säästöistä. Tehokkuutta lisää suurten yrityskohdalla sähköistäminen prosessi hankinnasta maksatukseen, jonka höyty perustuu toistuvaislaskujen lukumäärään. Sähköisen laskutuksen myötä yritykset siirtyivät käyttämään sähköistä arkistoa. Tämä koettiin hyödylliseksi, sillä se nopeuttaa tietojen etsimistä tositteilta jälkikäteen ja pienentää varastotilojen tarvetta. Huomattavia hyötyjä taloushallinnon sähköistämisestä ovat virheiden vähentyminen ja tositteiden helpompi hallittavuus. Sähköisen laskutuksen edut ovat parhaimmillaan silloin kun yrityksen kaikki sidosryhmät ovat valmiita lähettämään ja vastaanoottaamaan sähkösiä laskuja, mikä pois sulkee skannaupalvelujen tarpeen ostolaskujen käsittely prosessissa.