Hankinnan tavoitteet osana yrityksen strategiaa

Abstract

Sah-Ko Oy on vuonna 1955 perustettu teollisuutta palveleva yritys. Pitkäikäisyydestään huolimatta yrityksestä puuttuvat hankinnan toimintaa ohjaavat tavoitteet. Työn tavoitteena oli määritellä Sah-Ko Oy:n metallimateriaalien hankinnalle tavoitteet ja mittarit sekä löytää keinoja parantaa yrityksen varastonhallintaa.

Työ tehtiin pääsääntöisesti tutkimalla alan kirjallisuutta, haastattelemalla yrityksen henkilöstöä sekä perehtymällä syvällisemmin yrityksessä käytössä olevaan toiminnanohjausjärjestelmään. Järjestelmän tuottamat valmiit raportit oston ja varaston osa-alueilta käytiin läpi ja arvioitiin niiden tuottamien tunnuslukujen soveltuvuus hankinnan mittareiksi.

Alan kirjallisuutta tutkiessa kävi selville, että hankinnan toiminnan mittaaminen on hyvä aloittaa perusasioista. Suoriksi hankinnan mittareiksi ehdotettiin toimittajan toimitusvarmuutta ja reklamaatioita. Muita mittareita olisivat varastonkiertonopeus, varaston arvo ja varaston ikä. Nämä mittarit toimisivat samalla varastonhallinnan mittareina. Jotta kaikki mittarit olisivat luotettavia ja ohjaisivat toimintaa oikeaan suuntaa, tulisi järjestelmässä olevat nimikkeet analysoida ja päättää mitä nimikkeitä varastoidaan. Varastoitaville nimikkeille tulee määrittää oston hälytysrajat ja hankintaerät.

Varastonhallinnasta löytyi yksi iso epäkohta. Järjestelmässä olevat varastosaldot eivät ole luotettavia. Työssä kartoitettiin syyt siihen, miksi saldot eivät pidä paikkaansa sekä tehtiin toimenpide ehdotuksia asian korjaamiseksi. Suurin osa syistä johtui järjestelmän väärinkäytöstä, mikä on poistettavissa järjestelmän käyttökoulutuksella ja selkeillä ohjeilla.

Työn aikana kävi ilmi, että numeraalisia tavoitteita ei voida vielä asettaa, koska järjestelmän tuottamat tunnusluvut eivät ole vielä luotettavia. Työn tuloksena ehdotettiin, että perusasiat laitettaisiin ensin kuntoon ja mittareilla seurattaisiin toimenpiteiden vaikutuksia. Numeraaliset tavoitteet asetettaisiin vasta seuraavalle vuodelle, kun mittareilla olisi ensin selvitetty realistiset suunnat tavoitteille.

Asiasanat: hankinta, ostot, strategia, mittarit.

The study was commissioned by Sah-Ko Oy. Despite that the company is over fifty-five years old there is no written targets for purchasing. The aim of the study was to define the targets for purchasing and find methods to evaluate purchasing procedure. The other aim was to find methods to improve processes of material handling.

The methods of this study were examining literature, interviewing employees of the company and deepening the knowledge of the ERP (Enterprise Resource Planning) system that is in use in the company. The reports of warehouse and purchasing in the ERP systems were evaluated in case that they could be used for the measuring of the purchasing procedure.

During the study it came clear that the purchasing performance measurement should be started from basic measures e.g. the reliability of suppliers’ delivery, the number of supplier complaints, the rotation speed of warehouse, the value of warehouse and the age of items in the warehouse. To ensure that the measures give correct information, all items should be analysed and also decided what items should be stored. Order quantities for the stored items and order points should be defined.

One major problem was discovered in the material handling process. Material balances in ERP system were not reliable. Reasons for the balance errors were found out and corrective procedures were suggested. The misuse of the ERP system was the biggest reason for the balance errors. Misuse can be eliminated with proper instructions and the introduction to the use of the ERP system.

The result of the study was that corrective procedures for material balances should be done first. After that the reports of the ERP system will give more accurate information about the purchasing procedure. Numerical targets for purchasing should be set up for next year after verifying that corrective procedures for material balances are realistic.

Keywords: procurement, purchase, strategy, measures.