Käytännön opas onnistuneen tapahtuman järjestämiseen

Abstract

Työn tarkoitus oli laatia opas tapahtuman järjestämisestä. Lisäksi tavoitteena oli selvittää, mitä materiaalia aiheesta on kirjoitettu suomenkielisinä ja englanninkielisinä teoksina. Työn tarkoituksena oli koota tietoa useista lähteistä yhteen oppaaseen. Opas oli tarkoitettu kaikille erilaisia yleisölle suunnattuja tapahtumia järjestäville henkilöille. Raportissa käytiin läpi tapahtuman koko elinkaari alkaen ideasta ja päättyen tapahtumasta saatuun palautteeseen.

Opinnäytetyö laadittiin kirjakatsauksena ja oppaan tekstiin peilattiin myös kirjoittajan omia kokemuksia suurienkin tapahtumien osallistujana sekä erilaisia urheilu- ja virkistystapahtumia järjestäneenä osapuolena.

Etenkin yrityksillä on tapana järjestää erilaisia virkistystapahtumia, joissa työntekijöiden odotetaan viihtyvän sekä tiivistävän keskinäistä yhteishenkeä. Oli kyseessä oma tapahtuma, jolla on tarkoitus saavuttaa omia tavoitteita, tai oman yrityksen työntekijöille suunnattu virkistystapahtuma, oppaan avulla tapahtumasta voi tehdä onnistuneemman. Opas laadittiin yleisteokseksi ja tietyt osa-alueet käsiteltiin siinä suppeammin kuin lähdekirjallisuudessa. Oppaan tietojen pohjalta on mahdollista laatia suppeampia, mutta syvällisempiä oppaita. Etenkin tietynlaisen tapahtuman ympärille laadittu työ olisi luonnollinen jatko-opas.

The major purpose of this study was to discover information about event management and write a handbook based on that information. The handbook is meant for all people who are somehow taking part on event management. Handbook is focusing on whole lifespan of an event. It starting from ideas and concepts and it’s going through all stages of event management. Finally handbook is focusing on possible complaints and how to deal with feedback.

In this study the author used qualitative research method. The study consisted mainly of desk study and information was gathered from Finnish books covering event management but it was surprising how few books was written about the subject. Actually there was only one book that totally written on event management point of view. In English there are a little bit more books written but still it wasn’t easy to find information about event management. One reason might be the size if this kind of business which is relatively small and specific talent that is needed for the event managers.

The author thinks this handbook is useful especially for those people who are organizing an event for the first time. It may also give some fresh ideas how to actually make the event flow without big errors from the begin till the end.