Enhancing Internal Communication inside a Matrix Organization of an ICT Service Company

Abstract

The aim of this project was to carry out a research related to internal communication in a global ICT service company, mainly concentrating on Finland. The study was performed to find the gap between present and wished situation and in overall enhance internal communication within a certain organization. However, the model should apply for similar companies elsewhere as well.

The methods used while doing the research were questionnaire and interviews. The questionnaire was sent to a group of 1,600 employees and about 15 % of the research group answered to the questionnaire. In addition there was a group of people chosen for the interviews. The results were divided into ten themes that were analyzed further mainly from a manager point-of-view.

The results from the analysis included many improvement ideas for Marketing and Com-munications department in addition to ideas for everyday work. One of the results was that responsibilities should be clearer and there should be a communication process for internal communication.

In conclusion it can be seen that the internal communication as a subject is of many people’s interest and issues are seen in many situations, channels and unclear responsibilities.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia tietotekniikan alan palveluyrityksen sisäistä viestintää. Yritys on globaali mutta opinnäytetyön projekti keskittyi kuitenkin pääasiassa Suomeen. Tutkimuksen tavoitteena oli tarkastella, millainen kuilu sisäisen viestinnän nykytilanteen ja toivotun tilanteen välillä on syntynyt, ja analysoida sisäisen viestinnän kehittämisen tarpeita ja edellytyksiä.

Tutkimuskeinoina käytettiin kyselyä ja haastatteluja. Kysely lähetettiin 1 600 henkilön tutkimusryhmälle, josta noin 15 % vastasi kyselyyn. Lisäksi joukosta valikoitiin ryhmä henkilöitä haastatteluja varten. Kyselyn ja haastattelujen tulokset jaettiin kymmeneen teemaan, joita analysoitiin pääasiassa esimiehen roolin näkökulmasta.

Analysoinnin tuloksena syntyi monia kehitysajatuksia sisäisen viestinnän kehittämiseen pääasiassa markkinointi- ja viestintäosastoa varten ja ajatuksia arkipäivän viestintään esimiehen näkökulmasta. Keskeisimpiä tuloksia oli, että vastuiden pitäisi olla selkeämpiä ja organisaatiossa pitäisi olla määritelty viestintäprosessi sisäistä viestintää varten.

Tutkitussa yrityksessä sisäinen viestintä kiinnostaa monia ja haasteita nähdään monissa eri tilanteissa, kanavissa ja epäselvissä vastuissa. Näitä haasteita ei voida helposti poistaa, koska mielipiteitä on yhtä monta kuin vastaajia, mutta monia mahdollisuuksia viestinnän kehittämiseen on olemassa.