Ilmanvaihtourakointiyrityksen tarjouslaskenta-, palkanlaskenta- ja laadunvalvontaprosessien kehittäminen

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli kehittää pienyritykselle pikalaskentataulukko sekä massalistapohja nopeuttamaan ilmanvaihtourakan tarjouslaskentaprosessia, luoda selkeä laskutaulukko helpottamaan palkanlaskentaprosessia sekä uudistaa laadunvalvonnassa käytettävät asiakirjat, kuten laatusuunnitelma ja itselleluovutuspöytäkirjat.

Vantaan Teknoilma Oy:n uudistukset tehtiin läheisessä yhteistyössä yrityksen toimitusjohtajan sekä projektijohtajien kanssa vastaamaan nimenomaan tämän yrityksen tarpeita ja toiveita.

Tarjouslaskentaprosessia kehitettiin luomalla massalistapohja, johon tarjousvaiheessa lasketut materiaalimäärät on helppo kerätä, sekä luomalla Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmalla tarjouslaskentapohja. Tarjouslaskentapohjaan syötetään kohteen materiaalimäärät, jolloin ohjelma laskee materiaalien sekä työn osuuden tarjouksesta. Tarjouslaskentapohjaan koottiin yleisimmin käytetyt ilmanvaihto-osat, asennustarvikkeet sekä päätelaitteet.

Palkanlaskentaprosessia uudistettiin luomalla Microsoft Excel -ohjelmalla palkkakorttipohja, sekä muuttamalla tuntilistat sähköiseen muotoon. Palkkakorttipohjaan syötetään työntekijäkohtaisesti lähtötiedot: tuntipalkka, veroprosentti, työelämaksu ja työttömyysvakuutusmaksu sekä muut lisät, jolloin ohjelma laskee työntekijän palkkatiedot.

Laadunvalvontaa pyrittiin tehostamaan uudistamalla suuri määrä aikaisemmin käytössä olleita, osittain vanhentuneita asiakirjoja. Vantaan Teknoilma Oy:lle tehtiin uusi laatusuunnitelma, joka sisältää mm. maksuerien hyväksymislomakkeet, omatarkastus- ja itselleluovutusasiakirjat sekä ilmanvaihdon säätöpöytäkirjat. Näiden lisäksi kehitettiin uusi työmaan seurantaa varten käytettävä muistilista, johon merkitään hyväksytetyt tavarantoimittajat sekä aliurakoitsijat.

Kaikki kehitysehdotukset otettiin yrityksen käyttöön, ja kaikkien osa-alueiden toimenpiteiden havaittiin helpottavan ja selkeyttävän yrityksen sisäistä toimintaa.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to develop three internal processes of a small ventilation contractor and thus improve its overall efficiency.

The first area of improvement was the monthly payroll process, including both the calculating and documentation of the process. This was done with Microsoft Excel, making the process quick and easy to use, and enabling easy archiving of all information.

The second process in need of revision was the tender calculation process, as it was deemed very slow and inefficient. The improvements included a collection of Excel-spreadsheets in which the bulk of the materials are entered. The programme then calculates the overall cost of the materials as well as their installation expenses. Only the most common materials and equipment were included.

The third and final process that was updated was the quality control process. Most of the documents used in quality control were either outdated or simply did not fulfill the needs of the company. All documents used in the quality control process, including the comprehensive quality plan, were updated and some were redesigned to better suit the company’s needs.

All aforementioned developments have been put to use, and all of them were found to greatly facilitate and clarify the company’s internal operations.