Taloushallinnon prosessikehittäminen leanin mukaisia arvovirtoja ja hukkatekijöitä soveltaen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia lean-filosofian mukaisten arvovirtojen ja hukkatekijöiden soveltamista taloushallinnon prosessikehittämisessä. Aiheen valinta perustui toimeksiantajaorganisaation tahtotilaan siirtyä hierarkkisesta johtamismallista kohti prosessien johtamista ja toisaalta taloushallinnon muuttuvaan rooliin organisaatioissa. Prosessien tehostamisella voidaan vapauttaa taloushallinnon resursseja vastaamaan sille nykyään asetettaviin vaatimuksiin. Varsinaisen tutkimuksen ja kehittämisen kohteena oli toimeksiantajaorganisaation hankinnasta maksuun -prosessi, joka tutkimuksen aikana mallinnettiin visuaalisesti ja analysoitiin kehittämiskohteiden tunnistamiseksi.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusstrategiana käytettiin toimintatutkimusta. Opinnäytetyön tutkimuksellinen pääkysymys oli, miten leanin mukaista arvovirtakuvausta ja hukkatekijöiden tunnistamista voidaan hyödyntää taloushallinnon prosessien kehittämisessä. Alakysymyksillä pyritään löytämään vastaus siihen, mikä on toimeksiantajaorganisaation hankinnasta maksuun -prosessin nykytila ja miten prosessia voidaan tehostaa. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee prosesseja organisaation johtamisen perustana sekä lean-filosofian periaatteita ja syvällisemmin opinnäytetyön tutkimuksen yhteydessä sovellettuja arvovirtakuvausta ja hukkatekijöitä. Tutkimuksen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla.

Suurin osa tutkimuksen aikana havaituista kehittämiskohteista toimeksiantajan hankinnasta maksuun -prosessissa liittyy toimeksiantajaorganisaation nykyisiin toimintatapoihin ja niiden järkevöittämiseen sekä yhdenmukaistamiseen läpi organisaation. Automatisaatiolla ja järjestelmien tehokkaalla käytöllä sekä prosessien standardoinnilla voidaan lisäksi taloushallinnossa poistaa turhaa manuaalista työtä ja nopeuttaa prosessien läpimenoaikoja. Lean-filosofian mukainen arvovirta-ajattelu ja hukkatekijöiden tunnistaminen tuovat prosessien mallintamiseen ja analysointiin konkretiaa ja järjestelmällisyyttä ja prosessien kehittämiskohteita voidaan tunnistaa laajemmasta perspektiivistä. Niiden ei kuitenkaan pidä antaa rajoittaa analyysia vaan niiden merkitys on enemminkin uusia ajatusuria aukova.

The purpose of this thesis was to study how value streams and wastes originating from lean thinking can be applied to process development in the field of financial administration. On the background of this thesis’ subject was the commissioner organisation’s aim to move from hierarchical management structure towards the management of processes. Also, the changing role of financial administration in organisations made this a current topic. Streamlined processes allow the resources to be directed so that the current requirements towards financial administration can be met. The research subject of the empirical study was the commissioner organisation’s purchase-to-pay process flow that was visually modelled and analysed to identify development areas within the process.

The thesis was conducted as a qualitative action research. The main research question of this thesis was, how the value stream mapping and waste identification developed within the lean thinking can be utilized in the process development of financial administration. The other questions that the thesis aims to answer, were what the commissioner organisation’s purchase-to-pay process flow’s current state is and how the process flow performance could be enhanced. The theoretical base of the study is based on processes as the foundation of organisation’s management and the principles of lean thinking. Value streams and wastes are covered more profoundly since those were applied during the analysis of the research material. The research material was collected using semi-structured focused interviews.

Most of the development areas identified in the commissioner organisation’s purchase-to-pay process flow originate from the current procedures and ways of acting. Standardizing and documenting the processes throughout the organisation would benefit the financial administration as well as the more efficient utilization of automation. All this would remove the unnecessary manual work from the process flow and speed up the process lead times. Value stream mapping and identifying the wastes in the process bring concreteness and systematic approach to the analysis and the development areas in the process flow can be identified from a wider perspective. However, those shouldn’t define the analysis but rather provide new ways of approaching.