Sähköisen ostolaskun käyttöönotto ja kierrätys tilitoimistossa CASE: asiakas X

Abstract

Työn tavoitteena oli selvittää, mitä hyötyä sähköisen ostolaskun käyttöönotosta ja kierrätyksestä on tilitoimistolle. Työssä selvitetään, millaiset valmiudet vaaditaan, jotta sähköisen ostolaskun käyttöönotto on mahdollista pienessä tilitoimistossa ja asiakasyrityksessä. Lisäksi selvitetään, miten tulisi toimia, jotta sähköinen ostolasku ja sen kierrätys voidaan ottaa käyttöön asiakasyrityksessä. Työssä ei mainita toimeksiantajan tietoja salassapitovelvollisuuden vuoksi.

Työssä tutkimusmenetelmänä käytin laadullista tutkimusmenetelmää. Työn teoria perustuu pääosin kirjanpitolakia täydentävään kirjanpidon lautakunnan lausuntoon koneellisesta kirjanpidosta ja Finanssialan Keskusliiton materiaaliin Finvoice-välityspalvelusta. Lisäksi työssä käytettiin tutkimusmenetelmäkirjallisuutta, netti- ja lehtiartikkeleita, kirjallisuutta sähköisestä taloushallinnosta sekä toimeksiantajani käyttämän taloushallinto-ohjelman käyttöoppaita. Työn empiirinen osuus koostuu toimeksiantajan ja hänen asiakkaansa haastatteluista.

Haastatteluiden avulla saatiin selville, miten toimeksiantaja ja asiakas kokivat sähköisen ostolaskun käyttöönoton ja kierrätyksen. Toimeksiantaja ja asiakas kokivat kierrätyksen hyväksi, koska laskujen käsittely ei ollut enää ajasta ja paikasta riippuvainen; sähköisen ostolaskun käyttöönotto ja kierrätys säästää aikaa sekä helpottaa työtä. Tutkimuksen avulla pystyttiin tunnistamaan sähköisen ostolaskun kierrätyksen ongelmakohdat, minkä pohjalta toteutettiin sähköisen ostolaskun käyttöönotto ja kierrätys -ohje muille toimeksiantajan asiakkaille.

Tutkimus osoitti toimeksiantajalle, miten tulisi toimia, jotta sähköinen ostolasku ja sen kierrätys voidaan ottaa käyttöön asiakasyrityksessä. Tutkimuksen myötä toimeksiantaja ja asiakas näkivät, millainen hyöty sähköisen ostolaskun käyttöönotosta ja kierrätyksestä on heidän yritystensä kannalta. Toimeksiantaja aikoo jatkossa markkinoida palvelua myös muille asiakkailleen. Tutkimukseen osallistunut asiakas aikoo jatkossa suosia sähköistä ostolaskua paperisen laskun sijaan.

The purpose of this thesis was to study benefits that the introduction and circulation of an electronic invoice would bring for an accounting company. The study explores what procedures are required in a small client company and account firm so that it is capable for the introduction of an electronic invoice. In addition, this thesis will explain what to do so that the electronic invoice and introduction can be utilized in the client company. The thesis does not share the commissioner’s or the client’s information because of restricted confidentiality.

The research method in this thesis is a qualitative case research. The theory is based on the Finnish accounting laws and restrictions in addition to the accounting committee’s official statement of computerized accounting as well as the Federation of Financial’s guide of Finvoice-invoice. I also used research method literature, articles, literature of electronic financial management and guides of financial management programmes were used as the theoretical background information. The empirical part consists of interviews with the commissioner and her client.

The interviews present how the commissioner and the client experienced the introduction and circulation of the electronic invoice. They thought that the new type of action is better because of the processing of invoices was no longer dependent on the time and place; it saves time and makes work easier. The study also helped to identify and solve the problems connected to electronic circulation. These observations were used when making the instructions for the commissioner’s other clients when introducing the electronic invoice and circulating.

The study showed what is required from the commissioner it in order to utilize the electronic invoice and circulating it in the client company. The research helped the commissioner and the client to see the benefits what the electronic invoice and circulating gave to their companies. The commissioner intends to market this new service to other clients, too. The client will continue to favour electronic purchase invoices instead of paper invoices.