Yhdessä paremmiksi: Kuinka taloushallinnon organisaatio voi hyödyntää Lean-ajattelua?

Abstract

Taloushallinnon tekeminen on muuttunut ja tulee muuttumaan paljon lähivuosina. Digitalisaatio mahdollistaa myös asiantuntijatyön tehokkuuden uudistamisen. Lisäksi työntekijöiden on yhä voimakkaammin johdettava itseään ja tapaansa tehdä työtä. Kehitettäessä prosesseja, tulee tuntea olemassa oleva prosessi, jotta sitä on mahdollista kehittää optimaalisella tavalla. Lean-ajattelu on alun perin teollisuuteen kehitetty toimintastrategia, jonka avulla pyritään jatkuvaan parantamiseen, hukan poistamiseen ja virtaustehokkuuteen. Yhä enemmän Lean-ajattelua käytetään myös palvelu- ja asiantuntijaorganisaatioissa. Tässä kehitystyössä teoriapohjana on käytetty Lean-ajatteluun kuuluvia metodeja ja niihin liittyen myös itsensä johtamista ja työyhteisötaitoja kehittyvässä organisaatiossa.

Kehitystyöni toimeksiantaja on Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy, joka tuottaa K-ryhmän vähittäiskauppiaille kirjanpitopalveluita. Toimeksiantajalla oli tarve saada selville, mihin kirjanpitäjien aika kuluu päivittäistavarakaupan kuukausiprosessin aikana. Prosessia kehitetään, mutta on tärkeää saada tietää, missä pullonkaulat sijaitsevat tilineuvojien mielestä ja paljonko eri prosessin osiin arvioiden mukaan kuluu aikaa. Tätä tietoa on tarkoitus hyödyntää uusien prosessin osien kehittämisessä.

Tämän opinnäytetyön tutkimusote on laadullinen ja lähestymistapana tapaustutkimus, jossa on toimintatutkimuksen piirteitä. Tutkimusmateriaali on kerätty kolmesta Kaizen-työpajasta eri VTP Oy:n yksiköistä. Työpajat on toteutettu syksyllä 2018. Työpajoissa jaettiin osallistujat pienryhmiin, joissa he visualisoivat kuukausiprosessin arvovirtaketjun. Visualisointiin merkattiin prosessin pullonkaulat ja asiakkaalle arvoa tuottavat osat. Lisäksi jokaisen prosessin osan kesto arvioitiin visualisointiin. Havainnoinnin, keskustelujen ja visualisointien avulla kokosin yhteen kolmen yksikön näkemykset kuukausiprosessin pullonkauloista ja eniten arvoa asiakkaalle tuottavista prosessin osista. Työpajatulokset on esitelty toimeksiantajalle helmikuussa 2019 ja kuukausiprosessia on kehitetty sen jälkeen.

Yksiköiden, pienryhmien ja yksilöiden välillä oli eroja työn tekemisen tavoissa. Tuloksista havaittiin myös se, että aikaa arvioitiin kuluvan varsin eri määriä eri prosessin osiin. Pääpainot prosessissa olivat kuitenkin kaikilla lähes samat. Myös itse kuukausiprosessi oli samankaltainen kaikissa ryhmissä. Merkittäväksi prosessin pullonkaulaksi miellettiin usein odottelu, joka johtui esimerkiksi asiakkaan toiminnasta tai ohjelmistojen toimimattomuudesta. Prosessin tehostamiseksi odotusajan lyhentäminen tiedonsaannissa auttaisi selvästi läpimenoajan parantamisessa tilineuvojien mielestä. Pullonkauloja syntyi myös joidenkin työvälineiden epävarmasta toimivuudesta. Havainnoinnin perusteella prosessin arvoa tuottaviin osiin, kuten analysointiin, käytettiin tilineuvojien mielestä vähemmän aikaa kuin olisi haluttu. Läpimenoajan parantamiseksi pidettiin hyvänä myös robotiikan mahdollisuutta. Työpajatyöskentely sai kiitosta osallistujilta etenkin keskustelun herättäjänä ja omien työtapojen arvioinnin kannalta. Ilman tarkoituksellista tilaisuutta, ei työtapoja tai omaa tekemistä välttämättä arvioida kriittisesti tasaisin väliajoin.