Työpöydältä tapahtumaksi: Tapahtumajärjestäjän työkirja tapahtumasuunnittelun työkaluna

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja pilotoida Rovaniemen alueen urheilutoimijoille suunnattua urheilutapahtumien järjestämistä helpottavaa suunnittelutyökalua. Työn tavoitteena oli myös vastata omalta osaltaan Olympic Training Center of Rovaniemi (OTC)-hankkeen osatavoitteena olevaan liikunta- ja urheilumatkailun kasvun edellytysten kehittämiseen. Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamuodossa dokumentoimalla havaintoja Santasport Lapin urheiluopiston tapahtumakonseptointiin ja OTC-hankkeeseen kuuluvassa kehitystyössä. Opinnäytetyössä seurattiin opiskelijan lokakuun 2018 ja heinäkuun 2019 välisenä aikana tehtyjä havaintoja ja toimenpiteitä kehitystyöhön liittyen. Työn tietoperustan muodostivat tapahtumiin ja tapahtumien tuottamiseen liittyvä kirjallisuus sekä Rovaniemen kaupungin sekä sen sidosryhmien erilaiset suunnitelmat ja toimenpiteet liikunta- ja urheilumatkailun kehittämiseksi. Lisäksi tietoperustana käytettiin Santasport Lapin urheiluopiston Olympic Training Center of Rovaniemi -hankkeen materiaalia. Kokeillen kehittäen työn tuloksena syntyi Tapahtumajärjestäjän työkirja, työkalu urheilutapahtumien järjestäjille. Sähköiseen muotoon luotu työkirja sisältää urheilutapahtumien tuottamiseen liittyviä ohjeita, tietoja ja vinkkejä ja sitä on tarkoitus käyttää tapahtumien suunnittelutyökaluna.

The aim of this thesis is to contribute to the development of the conditions for the growth of sport tourism, which is part of the Olympic Training Center of Rovaniemi (OTC) project. In order to support this goal, an effort has been made to create a planning tool for event organisations in the Rovaniemi region to organise sports events. The thesis has been carried out in a journal format by documenting observations during the development work of events in Olympic training center Rovaniemi. It describes author’s development work between October 2018 and July 2019. The theoretical content based on literature about event planning and events in general. Theoretical part is also based on City of Rovaniemi and its stakeholders strategies, actions and documents about development of sport tourism. Olympic training center of Rovaniemi – project material is also exploited. The study, as a result has produced Event workbook – tool for event planning. Workbook contains information, instructions and tips on the production of the event. The purpose is to use workbook as a planning tool.