Compliance keskitetysti ohjatuissa hankinnoissa - Case: ISS Palvelut Oy
Rautio, Sanna (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005118240
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005118240
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli löytää keinoja hankinnan compliancen, eli sopimustoimittajille kohdistuvien ostojen osuuden, kehittämiseen kohdeyrityksessä ja toteuttaa toimenpiteet compliancen parantamiseksi.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena ja tutkimuksessa käytettiin menetelmiä sekä laadullisesta että kvantitatiivisestä tutkimuksesta. Tutkimusaineiston muodostivat kohdeyrityksessä toteutetut hankinnan tiimin haastattelut, kohdeyrityksen henkilöstölle toteutetun kysellyn vastauksista muodostuva aineisto sekä erilaiset kirjalliset lähteet. Lähdekirjallisuudessa syvennyttiin ensin hankintatoimeen liittyvään kirjallisuuteen rakentaen ymmärrystä keskitetystä hankinnasta, sen merkityksestä yritykselle sekä käytännön haasteista keskitetyn hankinnan ohjaamisessa. Lähdekirjallisuutta syvennettiin aiemmalla tutkimuksella hankinnan compliancesta, jonka kautta päädyttiin organisaation kehittämisen teorioihin. Organisaation kehittämisen osalta keskityttiin lähdeaineistoissa erityisesti muutoksen johtamisen sekä prosessien johtamisen teemoihin, joiden avulla pyrittiin saamaan aikaan muutos kohdeyrityksessä.
Tutkimus tuotti hankinnan tiimin avuksi toisiaan tukevan kokonaisuuden toimenpiteitä, joista kullakin pystyttiin vaikuttamaan hankinnan complianceen positiivisesti. Konkreettisena tuotoksena luotiin liiketoiminnan käyttöön uusi perehdytysmateriaali hankintoihin sekä uusi tapa, jolla hankinta viestii liiketoimintayksiköille. Tämän lisäksi luotiin ja otettiin käyttöön hankinnan compliancen seurantaprosessi hankinnan sisäiseksi työkaluksi ja tuotiin liiketoimintayksiköille näkyvyys hankintaan liittyviin tunnuslukuihin. Lopuksi luotiin ehdotus toimintatavaksi, jolla hankinnan complianceen liittyvät haasteet voidaan kohdeyrityksessä ratkaista pysyvästi, sitten kun kohdeyrityksen käyttämät järjestelmät sen mahdollistavat.
Tutkimuksen tärkeimpänä johtopäätöksenä on, että keskitetty hankinta ei voi toiminnassaan keskittyä vain perinteisempään hankintaan kuten toimittajienhallintaan vaan keskitetty hankinta tarvitsee toiminnassaan jatkuvaa viestintää, ohjaamista ja vuoropuhelua liiketoiminnan kanssa. Näkyvän ”väärin toimimisen” taustalla voi olla väärinymmärryksiä, puutteellista tietoa hankintatoimen tavoitteista tai epäyhdenmukaisuus hankinnan ja liiketoiminnan tavoitteissa. Tehokkaimpia keinoja vaikuttaa näihin ovat kokonaiskuvan ymmärtämisen rakentaminen, viestintä, ohjaus, osaamisen kehittäminen ja kaksisuuntainen keskustelu.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena ja tutkimuksessa käytettiin menetelmiä sekä laadullisesta että kvantitatiivisestä tutkimuksesta. Tutkimusaineiston muodostivat kohdeyrityksessä toteutetut hankinnan tiimin haastattelut, kohdeyrityksen henkilöstölle toteutetun kysellyn vastauksista muodostuva aineisto sekä erilaiset kirjalliset lähteet. Lähdekirjallisuudessa syvennyttiin ensin hankintatoimeen liittyvään kirjallisuuteen rakentaen ymmärrystä keskitetystä hankinnasta, sen merkityksestä yritykselle sekä käytännön haasteista keskitetyn hankinnan ohjaamisessa. Lähdekirjallisuutta syvennettiin aiemmalla tutkimuksella hankinnan compliancesta, jonka kautta päädyttiin organisaation kehittämisen teorioihin. Organisaation kehittämisen osalta keskityttiin lähdeaineistoissa erityisesti muutoksen johtamisen sekä prosessien johtamisen teemoihin, joiden avulla pyrittiin saamaan aikaan muutos kohdeyrityksessä.
Tutkimus tuotti hankinnan tiimin avuksi toisiaan tukevan kokonaisuuden toimenpiteitä, joista kullakin pystyttiin vaikuttamaan hankinnan complianceen positiivisesti. Konkreettisena tuotoksena luotiin liiketoiminnan käyttöön uusi perehdytysmateriaali hankintoihin sekä uusi tapa, jolla hankinta viestii liiketoimintayksiköille. Tämän lisäksi luotiin ja otettiin käyttöön hankinnan compliancen seurantaprosessi hankinnan sisäiseksi työkaluksi ja tuotiin liiketoimintayksiköille näkyvyys hankintaan liittyviin tunnuslukuihin. Lopuksi luotiin ehdotus toimintatavaksi, jolla hankinnan complianceen liittyvät haasteet voidaan kohdeyrityksessä ratkaista pysyvästi, sitten kun kohdeyrityksen käyttämät järjestelmät sen mahdollistavat.
Tutkimuksen tärkeimpänä johtopäätöksenä on, että keskitetty hankinta ei voi toiminnassaan keskittyä vain perinteisempään hankintaan kuten toimittajienhallintaan vaan keskitetty hankinta tarvitsee toiminnassaan jatkuvaa viestintää, ohjaamista ja vuoropuhelua liiketoiminnan kanssa. Näkyvän ”väärin toimimisen” taustalla voi olla väärinymmärryksiä, puutteellista tietoa hankintatoimen tavoitteista tai epäyhdenmukaisuus hankinnan ja liiketoiminnan tavoitteissa. Tehokkaimpia keinoja vaikuttaa näihin ovat kokonaiskuvan ymmärtämisen rakentaminen, viestintä, ohjaus, osaamisen kehittäminen ja kaksisuuntainen keskustelu.