Kohti sosiaalista intranetia - case Kuopion Energia

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on toimeksiantajan, Kuopion Energia Oy:n, uuden intranetin sisältösuunnitelman rungon laatiminen. Opinnäytetyö ei käsittele intranetin teknistä toteuttamista, kuten julkaisualustan valintaa. Organisaation intranet, pääviestintäkanava, koettiin vanhanaikaiseksi ja tiedon löytymisessä oli haasteita.

Kvalitatiivisen kehittämishankkeen tavoitteena oli kartoittaa henkilöstön tarpeita, toiveita ja käyttötottumuksia in-trasta. Työssä käytettiin tapaustutkimuksellista lähestymistapaa. Tutkimusaineistoa hankittiin kahdella Mini-bootcamp-työpajalla, joihin osallistujat valittiin harkinnanvaraisella otannalla. Minibootcamp-työpajassa ideoita ja ajatuksia kerätään ns. ideamyrskyssä, jossa osallistujat pohtivat tutkimuskysymystä (Miten haluaisin käyttää intra-netia?) omasta näkökulmastaan sekä heille kuvitteellisen henkilöprofiilin näkökulmasta. Työpajojen tuottamat ideat teemoiteltiin ja niiden työstäminen jatkui olemassa olevan intranetin sisällöntuottajien kanssa. Laajennetulle johto-rymälle pidettiin ryhmähaastattelu. Intra on johtoryhmän työkalu operatiivisessa johtamisessa, joten oli tärkeää kartoittaa heidän tapansa käyttää intraa ja ajatukset intran kehittämisestä.

Opinnäytetyön viitekehys rakentui viestinnän strategian, työyhteistöviestinnän ja sosiaalisen intranetin ympärille. Viestintästrategian yksi osa-alue on työyhteisöviestintä, joka on alkanut korvata termit sisäinen viestintä tai sisäinen tiedotus. Työyhteisöviestinnän tavoitteita ovat työhyvinvoinnin edistäminen, osallisuuden kokemukset ja sen myötä henkilöstön sitouttaminen. Nämä kaikki vaikuttavat lopulta organisaation lopulliseen tulokseenkin.

Intranetin sisällön tulee tukea sitoutumista, vuorovaikutusta ja tehokkuutta. Opinnäyttetyötä varten kerätty empiiri-nen aineisto osoittaa, että intranet tulee rakentaa siten, että ajantasainen tieto on saavutettavissa korkeintaan kol-mella klikkauksella. Tutkimustuloksista käy myös ilmi, että henkilöstö toivoo intrasta kanavaa, jossa koko henkilös-töllä on mahdollisuus uutisoida tai osallistua vuorovaikutukseen kommentoimalla tai tykkäämällä. Intraan toivottiin saataville ulkopuolisen palvelutarjoajan uutisvirtoja, organisaation some-kanavien viestintää sekä muita organisaa-tion liiketoimintosovelluksia – tällöin intra toimii kokoavana ilmoitustauluna eri lähteistä tulevalle tiedolle. Intran käytettävyyteen, helppouteen ja selkeyteen henkilöstö toivoi lisää työkaluja. Käytettävyyttä voidaan edestauttaa älykkäällä haku-toiminnolla, joka hakee niin sisällöstä kuin metatiedoistakin. Intraan toivotaan visuaalisia, nykyai-kaisia elementtejä. Intran käytön tulee onnistua kaikkien työpajoihin ja haastatteluun osallistuneiden mielestä pää-telaiteriippumattomasti. Intralle tulee määritellä omistaja ja lisäksi sisällön ylläpidon vastuuta on jaettava useamalle henkilölle aihepiireittäin. Näin intra tukee jokapäiväistä arkityötä.

Tutkimustulosten pohjalta laadittiin uuden intranetin sisältösuunnitelman runko, jonka avulla toimeksiantaja lähti toteuttamaan sosiaalista intranetia.