Palvelupaketit työn resursoinnin apuna
Paasonen, Hannele (2020)
Paasonen, Hannele
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052915153
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052915153
Tiivistelmä
Kehittämistyön tavoite oli kehittää HUS kuntayhtymän keskitettyjä hankintoja tekevän HUS Logistiikan palveluhankintojen hankinta-asiantuntijoiden työmenetelmiä. Tutkimusongelma oli tulevan työmäärän ennakoimattomuus ja työn resursoinnin puutteellisuus, mikä ilmeni kilpailutettavien hankintojen työjonoina, työn epätasaisena jakautumisena hankinta-asiantuntijoiden kesken, aikataulujen viivästymisenä, kiireenä ja oman työn hallinnan puutteena.
Tarkoituksena oli lisätä hankintatoimen suunnitelmallisuutta yhtiön hankintastrategian mukaisesti ja selkiyttää hankintaan osallistuvien toimijoiden työntehtäviä niin, että hankinta-asiantuntijan on mahdollista kuvata hankinnan laajuus ja siihen käytettävä työmäärä jo kilpailutusprojektin alkuvaiheessa.
Kehittämistyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä ja mittareita. Teoreettinen viitekehys muodostui työn resursoinnin kehittämisestä sekä lean teorioista. Kehittämistyö toteutettiin lean ajattelun mukaisesti lean menetelmiä hyödyntämällä ja toimintaa jatkuvasti parantamalla. Tutkimus aloitettiin tekemällä nykytila-analyysi, tutkimusaineistoa haettiin havainnoinnilla, haastatteluilla sekä kirjallisuudesta.
Toimintatutkimuksen tuloksena kehitettiin toimintamalli, jossa luotiin kilpailutettaville hankinnoille kolme (3) erilaista palvelupakettia. Näissä palvelupaketeissa määriteltiin tarjottavat palvelutasot, niiden sisällöt ja linjaukset. Toimintatapoja muutettiin ottamalla kilpailutettavissa hankinnoissa käyttöön palvelupaketit. Toimintamalli otettiin käyttöön palveluhankinnoissa. Uusi toimintamalli sisältää myös onnistumista kuvaavat mittarit.
Kehittämistyössä onnistuttiin, sillä sille asetetut tavoitteet saavutettiin. Kehittämistyön tuloksena syntyneen uuden toimintamallin ansioista kilpailutuksiin liittyvän työmäärän arvioiminen helpottui ja työnjako selkiytyi. Hankinta-asiantuntija pystyi myös paremmin allokoimaan omia resurssejaan, joka vähensi työkuormapiikkejä ja ehkäisi työstä aiheutuvaa väsymystä. Myös työn tasaisempi työnjako hankinta-asiantuntijoille mahdollistui uuden toimintamallin myötä. Ratkaisun pysyvyys varmistettiin kuvaamalla palvelupakettien sisällöt.
Jatkossa toimintamallia on tarkoitus kehittää niin, että palvelupakettiluokittelua voidaan hyödyntää myös asetettaessa tavoitteita kilpailutuksen läpimenoajalle, joka on tällä hetkellä yksi HUS Logistiikan hankinnan tärkeimmistä mittareista.
Tarkoituksena oli lisätä hankintatoimen suunnitelmallisuutta yhtiön hankintastrategian mukaisesti ja selkiyttää hankintaan osallistuvien toimijoiden työntehtäviä niin, että hankinta-asiantuntijan on mahdollista kuvata hankinnan laajuus ja siihen käytettävä työmäärä jo kilpailutusprojektin alkuvaiheessa.
Kehittämistyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä ja mittareita. Teoreettinen viitekehys muodostui työn resursoinnin kehittämisestä sekä lean teorioista. Kehittämistyö toteutettiin lean ajattelun mukaisesti lean menetelmiä hyödyntämällä ja toimintaa jatkuvasti parantamalla. Tutkimus aloitettiin tekemällä nykytila-analyysi, tutkimusaineistoa haettiin havainnoinnilla, haastatteluilla sekä kirjallisuudesta.
Toimintatutkimuksen tuloksena kehitettiin toimintamalli, jossa luotiin kilpailutettaville hankinnoille kolme (3) erilaista palvelupakettia. Näissä palvelupaketeissa määriteltiin tarjottavat palvelutasot, niiden sisällöt ja linjaukset. Toimintatapoja muutettiin ottamalla kilpailutettavissa hankinnoissa käyttöön palvelupaketit. Toimintamalli otettiin käyttöön palveluhankinnoissa. Uusi toimintamalli sisältää myös onnistumista kuvaavat mittarit.
Kehittämistyössä onnistuttiin, sillä sille asetetut tavoitteet saavutettiin. Kehittämistyön tuloksena syntyneen uuden toimintamallin ansioista kilpailutuksiin liittyvän työmäärän arvioiminen helpottui ja työnjako selkiytyi. Hankinta-asiantuntija pystyi myös paremmin allokoimaan omia resurssejaan, joka vähensi työkuormapiikkejä ja ehkäisi työstä aiheutuvaa väsymystä. Myös työn tasaisempi työnjako hankinta-asiantuntijoille mahdollistui uuden toimintamallin myötä. Ratkaisun pysyvyys varmistettiin kuvaamalla palvelupakettien sisällöt.
Jatkossa toimintamallia on tarkoitus kehittää niin, että palvelupakettiluokittelua voidaan hyödyntää myös asetettaessa tavoitteita kilpailutuksen läpimenoajalle, joka on tällä hetkellä yksi HUS Logistiikan hankinnan tärkeimmistä mittareista.