A Model for Piloting New Digital Solutions in Multinational B2B Environments

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on esittää kohdeyritykselle uusien digitaalisten palveluiden kansainväliseen pilotointiin tarkoitettu viitekehys, jota hyödyntäisi B2B yritykset. Tässä työssä tavoitteena on tunnistaa kriittiset tekijät onnistuneen kansainvälisen pilotoinnin läpivientiin ja sitä kautta tukemaan myös kokonaisvaltaisesti digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa pilotointivaiheen jälkeen.

Tämän työn lopputulos perustuu haastattelujen löydöksiin yrityksen asiantuntijoiden kanssa, jotka ovat olleet joko suoraan tai epäsuorasti mukana projekteissa joissa pilotoidaan uusia digitaalisia palveluja. Sekä yrityksen sisäisiin materiaaleihin, joita on analysoitu, jotta ymmärretään yrityksen nykytila, sekä tukemaan kehitysehdotuksen luomisessa.

Tämän opinnäytetyön ensimmäiseen vaiheiseen kuuluu nykytila analyysin suorittaminen, jotta ymmärretään yrityksen olemassa olevia toimintamalleja ja tapoja, sekä haasteita digitaalisten palveluiden pilotoinnissa kehitysprojektien aikana. Näiden löydösten perusteella aiheeseen liittyvää kirjallisuutta tarkastellaan. Lopuksi kehitysehdotus rakennetaan ja validoidaan yrityksen henkilöstön kanssa.

Työn avainlöydöksiin kuuluu se, että yritykseltä puuttuu standardoitu toimintamalli digitaalisten palveluiden pilotoimiseen, joka ottaisi huomioon kriittisiä tekijöitä, sekä operatiiviselta tasolta, että teknisen tuotteen kehityksen tasolta. Tämä vaikuttaa usealla tavalla pilotoinnin ja koko käyttöönoton onnistumiseen. Yksi esimerkki näistä kriittisistä tekijöistä on sopivan pilottikohteen valitseminen. Pilotoinnin aikana jätetään myös useita asioita validoimatta, jotka myöhemmin vaikuttavat globaalin käyttöönoton tehokkuuteen.

Työn lopputuotos on pilotoinnin viitekehys, joka koostuu kolmesta päätuotoksesta: (1) Pilotoinnin määritelmät, (2) Pilottikohteen soveltuvuuden analysointiin käytettävä tarkistuslista, (3) Pilotoinnin esivaatimusten tarkistuslista. Lopputuotoksen tavoitteena on tukea globaalia projektitiimiä pilotoinnin valmistelun, läpiviennin ja arvioinnin vaiheissa. Tuotokset on myös suunniteltu, siten että niitä voisi hyödyntää kokonaisvaltaisessa digitaalisen palvelun käyttöönotossa.

Työn lopputuotoksen odotetaan hyödyttävän työn kohdeyritystä, sekä muita globaaleja teollisuus- ja palveluyrityksiä tarjoamalla ohjeita digitaalisten palveluiden pilotointi projektien menestyksekkääseen läpivientiin.

The objective of this thesis was to propose a framework for piloting new digital solutions during development projects in multinational B2B companies for the case company. This study aims to identify the critical factors needed for executing successful global pilot programs and thus supporting the further deployment of new digital solutions. The outcome of this thesis is based on interviews held with company employees who have been either directly or indirectly involved in pilot projects where a new digital solution has been developed. Furthermore, internal company materials are examined to comprehend the current state of the company and support in building the piloting framework. This thesis follows a gate-based approach, where the first step was to conduct the current state analysis to understand the existing practices and challenges in piloting new digital solutions globally within the company. Subsequentially, based on the findings related literature and best practices were explored. Finally, the proposal was built and validated with company representatives. The key finding of this study shows that the company is missing a standardized approach for piloting digital solutions, which would take into consideration critical factors in both development activities – operational and technical development. There are many consequences to this. During a pilot there are often many things which are not validated or considered thus compromising the efficiency of the roll-out later on. Such critical factors include for example choosing a fitting pilot location. The outcome of this thesis is a piloting framework which consists of three parts: pilot type descriptions, a pilot location feasibility checklist and a pilot prerequisites checklist. The proposal is aimed to support the global project team during the preparation, execution and review phase of the pilot. The thesis outcome is expected to provide value to the case company and other manufacturing service companies alike which operate globally by giving guidelines for executing successful digital solution pilot projects.