Yhdistystoiminnan vuosikellon suunnittelu työpajamenetelmiä käyttäen

Abstract

Moni suomalalainen osallistuu elämänsä aikana yhdistystoimintaan tai vapaaehtoistyöhön. Syitä yhdistykseen liittymiseen on varmasti laaja kirjo, mutta pohjimmaisena on usein halu olla osa jotakin, halu auttaa ja toimia yhdessä muiden kanssa. Yhdistysten vahvuus on niiden erilaisissa jäsenissä, mutta kehityskohteena on usein suunnitelmallisuuden puute.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli rakentaa yhdistystoimintaa tukeva vuosikello urheiluseura Kuopio Roller Derby ry:lle. Vuosikello auttaa yhdistystä ennakoimaan tulevia tapahtumia ja resursoimaan tekijöitä oikeisiin asioihin oikeaan aikaan. Vuosikelloon aikataulutettiin toistuvia tapahtumia ja näitä edeltäviä toimia. Aikataulutuksessa otettiin huomioon myös Kuopio Roller Derbyn organisaatiorakenne, joka rakentuu jaostoista. Lisäksi huomioitiin yhdistyksen säännöt sekä yhdistyslaki, joissa on molemmissa määritelty vuosikellon kannalta tärkeitä seikkoja, kuten yhdistyksen vuosikokoukset.

Toimivan vuosikellon suunnittelun työkaluna tässä opinnäytetyössä käytettiin työpajamenetelmiä. Työpajan runko perustui aivoriiheen, joka oli koostettu miellekartan, charette proceduren ja brainstorm graphic organizer metodien pohjalta työn tarkoitukseen sopivaksi kokonaisuudeksi. Osallistujina työpajassa olivat yhdistyksen jäsenet. Työpajan perusajatuksena oli se, että ensin luodaan mahdollisimman paljon ideoita ja ajatuksia yhdistyksestä ja sen toiminnoista. Ensimmäisessä vaiheessa ei siis saanut kritisoida ajatuksia, vaan kaikki kirjattiin ylös miellekartaksi. Työpajan toisessa vaiheessa näitä ajatuksia alettiin jäsentelemään kalenterin muotoon ja tuon työpajassa rakentuneen kalenterin pohjalta opinnäytetyön produkti, eli sähköisessä muodossa oleva vuosikello, rakentui.

Lopulta syntynyt vuosikello oli kaksiosainen. Ensimmäinen osa oli varsinainen vuosikello, jossa oli yksinkertaistettu yhdistyksen toimintaa ja josta sai yhdellä silmäyksellä käsityksen kokonaisuudesta. Toinen osa oli kalenterimallinen vuosisuunnitelma, josta näki yksityiskohtaisen ja jaostoittain jaotellun kuvan koko yhdistyksen toiminnoista. Tähän lopputulokseen päädyttiin, koska pelkkään ympyrän muotoiseen vuosikelloon ei saanut selkeästi mahdutettua kaikkea tarpeellista tietoa, kun taas kalenterimalliseen vuosikelloon saatiin täsmällisemmin aikataulutettua asioita. Näiden kahden osan tarkoitus oli tukea toisiaan. Vuosikello tehtiin muokattavaan muotoon, joten yhdistyksen tehtävä on muokata sitä vuosien varrella aina se hetkiseen tilanteeseen sopivaksi.

Työpajan pitäminen oli sopiva ratkaisu kattavan lopputuloksen saamisen kannalta, koska yhdistyksissä on usein paljon hiljaista tietoa eri henkilöillä. Yhdessä suunniteltu vuosikello palvelee yhteisiä tavoitteita, ja jäsenet sitoutuvat siihen paremmin kuin ylhäältä päin tulevaan suunnitelmaan. Työpajan aikana osallistujien keskuudessa syntyi keskustelua myös monista muista kehityskohteista yhdistyksen sisällä, kuten oppaiden laatiminen eri jaostojen toiminnasta. Tämä opinnäytetyö tulee palvelemaan Kuopio Roller Derbyä ja myös muita pienehköjä yhdistyksiä kehittymisessä ja uuden suunnittelussa.