Prosessien kehittäminen Savon koulutuskuntayhtymän toimisto- ja kirjastopalveluissa

Abstract

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa Savon koulutuskuntayhtymän toimisto- ja kirjastopalvelujen prosessikuvausten nykytilanne. Kartoituksen pohjalta kehitettiin uusi prosessimalli, joka ohjaa toimisto- ja kirjastopalvelujen toimintaa tehokkaammin. Prosessimalli jalkautettiin myös henkilöstölle.

Tutkimus on laadullinen tutkimus. Tutkimuksen toteutus perustui aiempiin tutkimuksiin ja kirjallisuuden tutustumisen lisäksi konstruktiivisen tutkimusotteen käyttämiseen sekä dialogiin eri henkilöstöryhmien kanssa.

Prosessimallin (konstruktion) rakentaminen noudatteli Kasasen, Lukan ja Siitosen (1993) esittämän konstruktiivisen tutkimusprosessin pääosin kolmea ensimmäistä vaihetta, jotka ovat 1) relevantin ja tutkimuksellisesti mielenkiintoisen ongelman esittäminen, 2) esiymmärryksen hankinta tutkimuskohteesta ja 3) innovaatio, ratkaisumallin konstruoiminen.

Prosessimallin (konstruktion) jalkauttaminen tapahtui erilaisilla foorumeilla, joissa prosessiin kuuluvilla henkilöillä sekä toimisto- ja kirjastopalveluja käyttävillä oli mahdollisuus esittää kommentteja mallin rakenteesta ja toimivuudesta.

Tämän tutkimuksen aikana syntyneet tulokset lisäävät toiminnan tehokkuutta. Korkea luottamustaso sopijapuolten välillä mahdollistaa prosessien kehittämisen hyvässä kumppanuushengessä ja tästä on hyötyä myös koko Savon koulutuskuntayhtymälle.

Tehdyn tutkimuksen pohjalta yhdeksi jatkotutkimuksen aiheeksi esitän seurantatutkimuksen toteuttamista uuden prosessimallin toimivuuden selvittämiseksi toimisto- ja kirjastopalveluissa. Toiseksi jatkotutkimuksen aiheeksi esitän koko Savon koulutuskuntayhtymää koskevaa seurantatutkimusta prosessien toimivuuden osalta, kun prosessit on kuvattu vuoden 2011 loppuun mennessä.

The purpose of this study was to map out the current state of the process descriptions of the office and library services within Savo Consortium for Education. Based on this study, a new process model (construction) was developed, which will enhance the efficiency of the office and library services. The process model has been deployed for personnel use.

This was a qualitative study with a constructive research approach. The study was carried out based on prior research and literature as well as dialogues with the personnel groups.

Building the process model (construction) followed mainly the first three steps of the constructive research process model presented by Kasanen, Lukka and Siitonen (1993): 1) presenting a relevant and scientifically interesting research problem, 2) acquiring preliminary understanding of the research subject and 3) innovation, constructing a model (solution).

Deploying the process model (construction) took place in several forums, in which both the personnel involved with the process and people using the office and library services had an opportunity to comment on the structure and functionality of the model.

The results of this study contribute to the interaction between the contracting parties, which can be seen in an increased level of efficiency. The high level of trust between the contracting parties creates an environment of a strong partnership, which enables the development of processes. This will benefit the whole Savo Consortium for Education.

As a further research topic, I propose a follow-up on the implementation of the process model in order to find out its functionality in the office and library services. As another topic of research I propose a follow-up study on the functionality of the processes in the entire Savo Consortium for Education after the processes have been described by the end of 2011.