Prosessien välisen toimintamallin kehittäminen suunnitteluyksikössä
Varpula, Linda (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020111122591
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020111122591
Tiivistelmä
Insinöörityössä oli tavoitteena kehittää suunnitteluyksikön prosessien välille uusi toimintamalli. Tavoitteena oli määrittää prosessi yrityksessä, kartoittaa nykytilanne ja niiden pohjalta luoda uusi toimiva toimintamalli prosessien välille. Työ tehtiin VR Yhtymä Oy:lle.
Työssä selvitettiin prosessin kulkua koko organisaatiossa ja sitä tarkennettiin projektin kannalta olennaiselle tasolle eli suunnitteluyksikön työtehtäviin asti. Prosessissa osallisena oli suunnitteluyksikön kaksi toimintoa, resurssisuunnittelu ja -ohjaus. Työn lähtökohtia selvitettiin ensin yleisellä tasolla ja nykytilan kartoitukseen tehtiin tarkempaa selvitystyötä. Insinöörityö oli kehitysprojekti, jossa selvitettiin työn lähtökohdat itsenäisesti ja nykytilanteen kartoitukseen käytettiin eri menetelmiä. Työ toteutettiin haastattelemalla asiantuntijoita, osallistumalla nykyiseen toimintamalliin sekä luomalla kyselylomake työhön olennaisesti osallistuvalle henkilöstölle.
Insinöörityössä saatiin kyselyn tulosten perusteella selville, että muutokselle on tarvetta. Nykyiseen toimintamalliin ei oltu täysin tyytyväisiä, sillä se ei palvele prosessin molempia vaiheita. Prosessin nykyinen toimintamalli oli käytännössä palaveri, jossa prosessin virtausyksikkönä toimii informaatio. Tulosten perusteella muutosta haluttiin, sillä koettiin, että palaveri on väärässä ajankohdassa ja tällöin ei ole enää mahdollista vaikuttaa asioihin. Lisäksi esiin nousi struktuurin puute ja koko nykyisen mallin kyseenalaistaminen.
Kyselyyn saatiin tarpeeksi vastauksia, joten tuloksia voidaan pitää vertailukelpoisina. Vastausten ja esiin tulleiden kehitysideoiden pohjalta luotiin uusi toimintamalliehdotus. Uudessa toimintamallissa ajankohtaa muutetaan tai järjestetään kokonaan uusi samantyyppinen prosessien välinen luovutuskäytäntö. Lisäksi tehtiin selkeä yksiselitteinen pohja, jota voidaan käyttää struktuurin luomiseksi ja lopuksi vielä tiiminen välille luotiin yhteinen palautekanava.
Uusi toimintamalliehdotus on helposti muokattavissa ja työssä saatuja tietoja voidaan käyttää pohjana jatkokehitykselle. Työn pilotoinnin jälkeen yrityksessä päätetään ehdotuksen lopullisesta käyttöönotosta ja jatkokehityksen suunnasta.
Työssä selvitettiin prosessin kulkua koko organisaatiossa ja sitä tarkennettiin projektin kannalta olennaiselle tasolle eli suunnitteluyksikön työtehtäviin asti. Prosessissa osallisena oli suunnitteluyksikön kaksi toimintoa, resurssisuunnittelu ja -ohjaus. Työn lähtökohtia selvitettiin ensin yleisellä tasolla ja nykytilan kartoitukseen tehtiin tarkempaa selvitystyötä. Insinöörityö oli kehitysprojekti, jossa selvitettiin työn lähtökohdat itsenäisesti ja nykytilanteen kartoitukseen käytettiin eri menetelmiä. Työ toteutettiin haastattelemalla asiantuntijoita, osallistumalla nykyiseen toimintamalliin sekä luomalla kyselylomake työhön olennaisesti osallistuvalle henkilöstölle.
Insinöörityössä saatiin kyselyn tulosten perusteella selville, että muutokselle on tarvetta. Nykyiseen toimintamalliin ei oltu täysin tyytyväisiä, sillä se ei palvele prosessin molempia vaiheita. Prosessin nykyinen toimintamalli oli käytännössä palaveri, jossa prosessin virtausyksikkönä toimii informaatio. Tulosten perusteella muutosta haluttiin, sillä koettiin, että palaveri on väärässä ajankohdassa ja tällöin ei ole enää mahdollista vaikuttaa asioihin. Lisäksi esiin nousi struktuurin puute ja koko nykyisen mallin kyseenalaistaminen.
Kyselyyn saatiin tarpeeksi vastauksia, joten tuloksia voidaan pitää vertailukelpoisina. Vastausten ja esiin tulleiden kehitysideoiden pohjalta luotiin uusi toimintamalliehdotus. Uudessa toimintamallissa ajankohtaa muutetaan tai järjestetään kokonaan uusi samantyyppinen prosessien välinen luovutuskäytäntö. Lisäksi tehtiin selkeä yksiselitteinen pohja, jota voidaan käyttää struktuurin luomiseksi ja lopuksi vielä tiiminen välille luotiin yhteinen palautekanava.
Uusi toimintamalliehdotus on helposti muokattavissa ja työssä saatuja tietoja voidaan käyttää pohjana jatkokehitykselle. Työn pilotoinnin jälkeen yrityksessä päätetään ehdotuksen lopullisesta käyttöönotosta ja jatkokehityksen suunnasta.