Toiminnan kehittäminen lean benchmarkingin avulla : Case teollisuusyrityksen talousosasto

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheina ovat lean, toimistotyön tehokkuus sekä niiden kehittäminen benchmarkingin avulla. Tutkimus toteutetaan vertailemalla kahden eri organisaation talousosaston lean-toimintaa keskenään. Tavoitteena on selvittää, miten leanin käyttöönotossa on onnistuttu sekä miten lean saataisiin ylläpidettyä mukana päivittäisessä toiminnassa. Tutkimuksessa myös selvitetään, löydetäänkö benchmarkingin avulla uusia asioita ja näkökulmia toiminnan kehittämiseen.

Jatkuva parantaminen ja toiminnan kehittäminen ovat tärkeitä kaiken aikaa muuttuvassa toimintaympäristössä. Lean on yksi jatkuvan parantamisen menetelmä, jonka käyttö on lähtenyt tuotannosta, mutta sitä sovelletaan yhä enemmän myös toimisto- ja tietotyöhön. Lean-periaatteiden mukaan organisaation prosesseja pyritään parantamaan arvoa lisäävän toiminnan näkökulmasta hukkaa vähentämällä ja virtausta lisäämällä.

Teoriaosuudessa perehdytään leanin periaatteisiin erityisesti toimisto- ja tietotyön näkökulmasta. Lean-menetelmiä hyödyntäen voidaan puuttua tehottomuuden lähteisiin, jotta työ virtaisi mahdollisimman sujuvasti organisaation läpi. Leanin soveltamiseen liittyy myös haasteita, joiden tunnistaminen ja huomioiminen on tärkeää onnistuneen käyttöönoton saavuttamiseksi ja leanin vakiinnuttamiseksi osaksi toimintaa. Leanin lisäksi benchmarkingin toimintaperiaate käydään läpi.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä yhdistetään lean ja benchmarking, joihin peilaten empiirisessä tutkimuksessa pyritään löytämään kehityskohteita lean-toiminnan uudistamiseen. Kohdeorganisaatioiden talousosastoilla toteutettujen lean-projektien sekä niiden avulla saavutettujen parannusten esittelyn kautta siirrytään benchmarking-prosessin toteutukseen. Benchmarking toteutettiin haastattelujen sekä lean service assessment -kyselylomakkeen avulla. Yhteenvetona esitellään benchmarking-prosessin tulokset sekä niiden perusteella valittavat kehittämiskohteet. Lopuksi pohditaan tutkimuksen tulosten luotettavuutta ja käytettävyyttä muussa toimintaympäristössä tai siirrettävyyttä esimerkiksi toiseen organisaatioon, esitetään tutkimuksen keskeiset havainnot ja tulokset sekä niiden perusteella tehdyt johtopäätökset. Tutkimuksen tulosten mukaan lean vaatii rytmiä ja säännöllisyyttä sekä riittävän laajan näkökulman.

The topics of this thesis are lean, office work efficiency and their development through benchmarking. Lean was studied by comparing finance and controlling departments from two different organizations and their lean activities. The aim was to find out how successful the implementation of lean has been and how lean can be kept up in daily work. The study also examined whether benchmarking can help to identify areas for further development or new perspectives for development work. Continuous improvement and operational development are important in an ever-changing operating environment. Lean is one method of continuous improvement used in production, but it is increasingly being applied to office and information work as well. According to the lean principles, the aim is to improve the processes from the value-adding activities point of view by reducing waste and increasing flow. The theoretical section of the study introduces the lean principles, especially from office work point of view. Utilizing lean methods can reveal sources of inefficiency. Work should flow as smoothly as possible through the organization. There are also challenges when applying lean principles, which are important to identify and consider in order to achieve successful introduction and to stabilize lean as part of operations. Also, the operating principle of benchmarking is introduced. The theoretical framework of the study combines lean and benchmarking, which reflects to the empirical study about the lean implementation projects in the financial departments of the case organizations and achieved improvements. Benchmarking was carried out by using interviews and a lean service assessment questionnaire aiming at finding ideas for good practices. The selected development targets are presented, too. Both the reliability of the research results and usability and transferability to different operational environment are evaluated. Finally, the main findings and results of the research and the related conclusions are summarized. The results of the benchmarking process are reviewed, and they revealed that lean requires rhythm and regularity as well as a sufficiently broad perspective.