Dokumentointiprosessin kehittäminen
Lehtonen, Jukka (2020)
Lehtonen, Jukka
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020113025065
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020113025065
Tiivistelmä
Toimintatutkimuksen lähtökohtana oli tieto yrityksen teknisissä dokumentaatioissa olleista puutteista. Puutteita oli olemassa olevien dokumentaatiokokonaisuuksien laadussa ja projektien loppudokumentointien toteutusajoissa. Projektien loppudokumentaatioita oli jopa jäänyt kokonaan toteuttamatta. Toimintatutkimuksen tavoitteena oli sekä löytää tehokkaat menetelmät olemassa olevien dokumentaatioiden laadun parantamiseen, että varmistaa jatkossa projektien loppudokumentaatioiden toteuttaminen tavoitellussa ajassa.
Toimintatutkimuksessa selvitettiin kyseiseen organisaatioon toimivat tehokkaat työtavat dokumentaatioiden käsittelyyn. Toimintatutkimuksessa toteutettiin kaksi kierrosta. Vanhojen dokumentaatioiden parantamisprosessin osalta toinen kierros oli siihen käytettävän työajan osalta välttämätön, koska kyseistä prosessia ei ollut suoritettu aikaisemmin. Ensimmäinen kierros antoi siksi lähtötietoja toimintatutkimuksen toiselle kierrokselle.
Tutkimuksessa hyödynnettiin sekä Lean teoriaa että projektin hallinnan kirjallisuutta ongelmien analysointiin ja tarvittavien toimenpiteiden selvittämiseen. Lean teoria tarjosi työkaluja nykytilan analysointiin ja sen perusteella tarvittavien toimenpiteiden selvittämiseen. Projektin hallinnan kirjallisuuden perusteella pyrittiin löytämään hyviä toimintatapoja projektien johtamiseen.
Toimintatutkimuksella saavutettiin dokumentointien laadun osalta merkittävää kehitystä. Projektin hallinnan kannalta otettiin käyttöön työkaluja ja toimintatapoja mahdollistamaan projektien seuranta ja etenemisen varmistaminen. Lähes kaikki toimintatutkimuksen aikana käsitellyt uusien projektien loppudokumentoinnit onnistuttiin käsittelemään toimintatutkimuksessa tavoitellussa ajassa. Laadittuja menetelmiä noudattaen ja kehittäen pystytään jatkossa varmistamaan dokumentointien suorittaminen tavoitellussa ajassa.
Toimintatutkimuksessa selvitettiin kyseiseen organisaatioon toimivat tehokkaat työtavat dokumentaatioiden käsittelyyn. Toimintatutkimuksessa toteutettiin kaksi kierrosta. Vanhojen dokumentaatioiden parantamisprosessin osalta toinen kierros oli siihen käytettävän työajan osalta välttämätön, koska kyseistä prosessia ei ollut suoritettu aikaisemmin. Ensimmäinen kierros antoi siksi lähtötietoja toimintatutkimuksen toiselle kierrokselle.
Tutkimuksessa hyödynnettiin sekä Lean teoriaa että projektin hallinnan kirjallisuutta ongelmien analysointiin ja tarvittavien toimenpiteiden selvittämiseen. Lean teoria tarjosi työkaluja nykytilan analysointiin ja sen perusteella tarvittavien toimenpiteiden selvittämiseen. Projektin hallinnan kirjallisuuden perusteella pyrittiin löytämään hyviä toimintatapoja projektien johtamiseen.
Toimintatutkimuksella saavutettiin dokumentointien laadun osalta merkittävää kehitystä. Projektin hallinnan kannalta otettiin käyttöön työkaluja ja toimintatapoja mahdollistamaan projektien seuranta ja etenemisen varmistaminen. Lähes kaikki toimintatutkimuksen aikana käsitellyt uusien projektien loppudokumentoinnit onnistuttiin käsittelemään toimintatutkimuksessa tavoitellussa ajassa. Laadittuja menetelmiä noudattaen ja kehittäen pystytään jatkossa varmistamaan dokumentointien suorittaminen tavoitellussa ajassa.