Tiimin sisäisen viestinnän parantaminen
Parviainen, Anna (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020113025190
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020113025190
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa finanssialalla toimivan kohdeorganisaation yhden tiimin sisäistä viestintää. Tutkimuksella oli myös tarkoitus saada selville sisäisen viestinnän parantamisen vaikutuksia. Tutkittava tiimi oli vuoden 2020 alussa kahdesta tiimistä yhdistetty tiimi. Yhteisen sävelen löytäminen, tiimiläisiin tutustuminen ja yhteisten toimintatapojen opettelu jo pelkästään toivat omat haasteensa viestimiseen.
Sekä korona että tiimin suuri koko, 15 henkilöä, vaikuttivat osaltaan viestintään vaikeuttavasti. Tiimi mm. hajautettiin keväällä 2020 neljään paikkaan tekemään töitä. Korona kuitenkin osaltaan pakotti tiimin kehittämään sisäisen viestintänsä toimintatapoja ja välineitä.
Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään yleisesti käsitteitä tiimi, viestintä, palautteenanto, ketterä toimintamalli ja siihen liittyvät rituaalit. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena kvalitatiivisten tutkimusmenetelmien avulla. Ongelmanmäärittelyn jälkeen alettiin etsiä koko tiimi osallistamalla keinoja viestinnän parantamiseksi. Jokaisen tiimiläisen asiantuntemus ja mielipiteet otettiin huomioon uusia toimintatapoja ja viestinnän välineitä päätettäessä. Tutkimuksen edetessä otettiin kokeiluun uusia toimintatapoja ja viestinnän kanavia. Yhtenä viestinnän muotona tiimiläiset opettelivat palautteen antamista toisilleen. Tiimi otti käyttöön myös tapoja ja välineitä palautteen antamiseen.
Tutkimuksen päätteeksi tiimiläisille lähetettiin kaksi seurantakyselyä, joista ensimmäinen koski työmotivaatiota ja toinen käyttöön otettuja toimintatapoja ja viestinnän välineitä. Motivaatiota koskevalla kyselyllä saatiin tärkeätä tietoa ihmisten viihtymisestä työssä ja siitä, kokivatko he, että tiimin työmotivaatio ja yhteishenki olivat parantuneet tutkimuksen aloitushetkeen nähden. Valtaosa vastaajista koki työmotivaation parantuneen ja kaikki kokivat yhteishengen parantuneen. Käyttöön otettuja toimintatapoja koskevassa kyselyssä kysyttiin tiimiläisten mielipidettä käyttöön otettujen viestinnän toimintatapojen ja välineiden hyödyllisyydestä. Valtaosa koki kaikki käyttöön otetut tavat tai välineet hyödyllisiksi.
Vaikka tutkimuksen aikataulu oli tiukka, saatiin hyviä tuloksia silti aikaiseksi sekä tiimin viestinnän että yhteishengen parantamisessa. Tiimille esitettiin jatkotoimenpide-ehdotukset ja niitä alettiin työstämään. Jatkotoimena viestinnän parantamiselle oli esimerkiksi yhteistyötiimeille lähetettävä kysely, jolla selvitettiin tiimin viestinnän laatua ulkopuolisten silmissä. Myös käyttöön otettujen viestinnän työkalujen ja toimintatapojen harjoittelu ja parantaminen jatkui tutkimuksen jälkeenkin.
Sekä korona että tiimin suuri koko, 15 henkilöä, vaikuttivat osaltaan viestintään vaikeuttavasti. Tiimi mm. hajautettiin keväällä 2020 neljään paikkaan tekemään töitä. Korona kuitenkin osaltaan pakotti tiimin kehittämään sisäisen viestintänsä toimintatapoja ja välineitä.
Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään yleisesti käsitteitä tiimi, viestintä, palautteenanto, ketterä toimintamalli ja siihen liittyvät rituaalit. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena kvalitatiivisten tutkimusmenetelmien avulla. Ongelmanmäärittelyn jälkeen alettiin etsiä koko tiimi osallistamalla keinoja viestinnän parantamiseksi. Jokaisen tiimiläisen asiantuntemus ja mielipiteet otettiin huomioon uusia toimintatapoja ja viestinnän välineitä päätettäessä. Tutkimuksen edetessä otettiin kokeiluun uusia toimintatapoja ja viestinnän kanavia. Yhtenä viestinnän muotona tiimiläiset opettelivat palautteen antamista toisilleen. Tiimi otti käyttöön myös tapoja ja välineitä palautteen antamiseen.
Tutkimuksen päätteeksi tiimiläisille lähetettiin kaksi seurantakyselyä, joista ensimmäinen koski työmotivaatiota ja toinen käyttöön otettuja toimintatapoja ja viestinnän välineitä. Motivaatiota koskevalla kyselyllä saatiin tärkeätä tietoa ihmisten viihtymisestä työssä ja siitä, kokivatko he, että tiimin työmotivaatio ja yhteishenki olivat parantuneet tutkimuksen aloitushetkeen nähden. Valtaosa vastaajista koki työmotivaation parantuneen ja kaikki kokivat yhteishengen parantuneen. Käyttöön otettuja toimintatapoja koskevassa kyselyssä kysyttiin tiimiläisten mielipidettä käyttöön otettujen viestinnän toimintatapojen ja välineiden hyödyllisyydestä. Valtaosa koki kaikki käyttöön otetut tavat tai välineet hyödyllisiksi.
Vaikka tutkimuksen aikataulu oli tiukka, saatiin hyviä tuloksia silti aikaiseksi sekä tiimin viestinnän että yhteishengen parantamisessa. Tiimille esitettiin jatkotoimenpide-ehdotukset ja niitä alettiin työstämään. Jatkotoimena viestinnän parantamiselle oli esimerkiksi yhteistyötiimeille lähetettävä kysely, jolla selvitettiin tiimin viestinnän laatua ulkopuolisten silmissä. Myös käyttöön otettujen viestinnän työkalujen ja toimintatapojen harjoittelu ja parantaminen jatkui tutkimuksen jälkeenkin.