Virtuaalitapahtumien opas osaksi tapahtumatoimiston markkinointiviestintää

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa työn tilaajalle, tilaisuuksien ideointi- ja toteuttamistoimisto Tapaus Oy:lle, virtuaalitapahtumien opas. Oppaan tarkoituksena oli vastata keväällä 2020 puhjenneen koronakriisin ja livetapahtumien rajoitusten myötä syntyneeseen tarpeeseen viestiä Tapauksen asiakkaille virtuaalitapahtumien mahdollisuuksista, ja tiedon lisäämisen kautta edistää niiden myyntiä. Tapahtumamarkkinoinnin merkitys korostui pandemian takia asetettujen kokoontumisrajoitusten keskellä. Tapahtumatoimistojen haasteena oli kehittää erilaisiin tilaisuuksiin sopivia tapoja toteuttaa ne virtuaalisesti. Näistä vaihtoehdoista viestiminen oli lähtökohtana tapahtuma-alan kriisistä selviytymiselle.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi 23-sivuinen virtuaalitapahtumien opas Virtuaalitapahtumat – miksi, miten ja niksit järjestäjille. Opas tehtiin osaksi Tapauksen sisältömarkkinointia. Opinnäytetyön tietopohja koostuu markkinointiviestinnästä, sisältömarkkinoinnista ja brändimielikuvasta. Lisäksi siinä tarkastellaan hyvän oppaan laatimisen periaatteita. Sisältömarkkinoinnin tavoitteena on tarjota kuluttajille heitä kiinnostavaa ja todellisiin tarpeisiin vastaavaa sisältöä. Näin ollen opinnäytetyön tutkimuskysymykseksi muotoutui: Kuinka laaditaan kiinnostava ja inspiroiva virtuaalitapahtumien opas niiden tilaajille ja järjestäjille?

Toiminnallisen opinnäytetyön prosessi sisälsi kaksi vaihetta: suunnitteluvaiheen ja toteutusvaiheen. Virtuaalitapahtumien opasta suunniteltiin yhdessä sitä varten kootun tiimin voimin ja sen kirjoitustyö oli pitkälti itsenäistä työtä. Aineistonhankintamenetelminä käytettiin kyselyä asiakasymmärryksen lisäämiseksi, benchmarking-menetelmää, dokumenttianalyysia ja havainnointia tiedonhankinnan välineenä ja haastattelua asiantuntijatiedon keräämiseksi.

Opas osoittautuu tilaajalle hyödylliseksi, jos virtuaalitapahtumien myynti lisääntyy sen kautta ja mielikuva asiantuntevasta yrityksestä vahvistuu asiakkaiden silmissä. Tapauksen asiakkaita opas taas hyödyttää tarjoamalla kaivattua tietoa virtuaalitapahtumista. Lisäksi opas palvelee laajemminkin kulttuurituotannon kentällä toimivia tapahtumajärjestäjiä tiedon lisäämisen ja uusien ideoiden antamisen kautta.

Kattona koko aiheelle ovat digitaalisuuden ja teknologian kehittymisen megatrendit. Koronan vaikutuksesta tapahtunut digiloikka muutti tapahtumatuotannon kenttää todennäköisesti pysyvästi. Virtuaalitapahtumien opas on laadittu tämän muutoksen keskellä ja sen osana. Muutoksesta seurasi paljon hyvää, etenkin ympäristön näkökulmasta. Oppaan kautta pystytään toivottavasti inspiroimaan tapahtumajärjestäjiä suunnittelemaan tapahtumiaan virtuaalisiksi ja edistämään näin myös ympäristöystävällisempien tapahtumien järjestämistä.