VÄHEMMÄN PERINTEISIÄ WEBINAAREJA, ENEMMÄN VIRTUAALITODELLISUUTTA: Virtuaalitodellisuuden hyödyntäminen tapahtumassa,CASE: 3D Talo
Skyttä, Tiia; Lappalainen, Jonna (2020)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120927051
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120927051
Tiivistelmä
Opinnäytetyömme käsittelee perinteisen tapahtuman viemistä virtuaalitodellisuuteen ja työn tavoitteena on tunnistaa keskeisimmät asiat, jotka takaavat virtuaalitapahtuman onnistumisen. Työn toimeksiantaja on kuopiolainen 3D Talo, joka tarjoaa virtuaalitodellisuuden ratkaisuja pääasiassa teollisuuden liiketoiminnan tueksi. Opinnäytetyön aihe syntyi 3D Talon halusta laajentaa toimintaansa virtuaalitapahtumien toteuttamiseen. Tässä ensimmäisessä virtuaalitapahtuman järjestämisessä hyödynnetään digital twin -teknologiaa, jolloin alkuperäisen tapahtuman ympäristö monistetaan digitaaliseksi ja viedään virtuaalitodellisuuteen. Kattotapahtumaksi tälle tulevalle virtuaalitapahtumalle valikoitui kuopiolainen esitysteknologian tapahtuma Preset 2021.
Opinnäytetyömme rakentuu teoria- ja tutkimusosuudesta, joiden kautta päädytään antamaan toimeksiantajalle ehdotuksia, miten virtuaalitapahtumasta saadaan onnistunut. Teorian osalta perehdyimme aluksi siihen, mitä virtuaalitodellisuus- ja tapahtumakäsitteet pitävät sisällään. Virtuaalitodellisuus tarjoaa laajasti useille eri toimialoille kustannustehokkaita mahdollisuuksia ja sen hyödyntäminen on tulevaisuudessa kiihtyvässä kasvussa. Vuoden 2020 koronapandemian rajoittaessa kokoontumisia, on virtuaalitodellisuus mahdollistanut myös tapahtumien järjestämisen. Tapahtumajärjestämisestä 75 % on suunnittelua ja tapahtumaprosessi noudattelee samankaltaista kaavaa niin perinteisten, kuin virtuaalisten tapahtumien osalta. Virtuaalitapahtumassa tulee kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota kävijän osallistamiseen, tekniseen toteutukseen ja tapahtuman houkuttelevuuteen, jotta varmistetaan tapahtuman sujuvuus ja osallistujien viihtyvyys.
Opinnäytetyömme tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena havainnointitutkimuksena, jossa tutkimme aikaisemmin järjestettyjä virtuaalitapahtumia ja lisänäkökulmaa havainnointiin tuo benchmarking-menetelmä, eli vertailuanalyysi. Virtuaalitapahtumat ovat tekemässä vasta tuloaan ja niiden osalta on vielä havaittavissa kehityskohteita. Tutkimusosuutta täydennettiin kvantitatiivisella kyselytutkimuksella, jonka tarkoituksena oli selvittää sidosryhmien kiinnostus Preset 2021 virtuaalitapahtumaa ja sen sisältöä kohtaan.
Tutkimuksesta selvisi, että tälle virtuaalitapahtumalle on kysyntää ja toimeksiantaja sai sitä kautta vahvistuksen, että se kannattaa järjestää. Kyselyn avulla toimeksiantajalle kävi ilmi, että virtuaalitapahtuman ympäristön toivotaan tarjoavan mielikuvituksellisuutta ja kommunikoinnille toivotaan monipuolisia vaihtoehtoja. Havainnoinnin sekä kyselytutkimuksen tuloksien pohjalta loimme tapahtumabriefin Preset 2021 tapahtumalle, jossa esitämme tärkeimmät reunaehdot tapahtuman järjestämiselle ja sisällölle. Sen avulla toimeksiantaja voi yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa lähteä toteuttamaan virtuaalitapahtumaa.
Opinnäytetyömme rakentuu teoria- ja tutkimusosuudesta, joiden kautta päädytään antamaan toimeksiantajalle ehdotuksia, miten virtuaalitapahtumasta saadaan onnistunut. Teorian osalta perehdyimme aluksi siihen, mitä virtuaalitodellisuus- ja tapahtumakäsitteet pitävät sisällään. Virtuaalitodellisuus tarjoaa laajasti useille eri toimialoille kustannustehokkaita mahdollisuuksia ja sen hyödyntäminen on tulevaisuudessa kiihtyvässä kasvussa. Vuoden 2020 koronapandemian rajoittaessa kokoontumisia, on virtuaalitodellisuus mahdollistanut myös tapahtumien järjestämisen. Tapahtumajärjestämisestä 75 % on suunnittelua ja tapahtumaprosessi noudattelee samankaltaista kaavaa niin perinteisten, kuin virtuaalisten tapahtumien osalta. Virtuaalitapahtumassa tulee kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota kävijän osallistamiseen, tekniseen toteutukseen ja tapahtuman houkuttelevuuteen, jotta varmistetaan tapahtuman sujuvuus ja osallistujien viihtyvyys.
Opinnäytetyömme tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena havainnointitutkimuksena, jossa tutkimme aikaisemmin järjestettyjä virtuaalitapahtumia ja lisänäkökulmaa havainnointiin tuo benchmarking-menetelmä, eli vertailuanalyysi. Virtuaalitapahtumat ovat tekemässä vasta tuloaan ja niiden osalta on vielä havaittavissa kehityskohteita. Tutkimusosuutta täydennettiin kvantitatiivisella kyselytutkimuksella, jonka tarkoituksena oli selvittää sidosryhmien kiinnostus Preset 2021 virtuaalitapahtumaa ja sen sisältöä kohtaan.
Tutkimuksesta selvisi, että tälle virtuaalitapahtumalle on kysyntää ja toimeksiantaja sai sitä kautta vahvistuksen, että se kannattaa järjestää. Kyselyn avulla toimeksiantajalle kävi ilmi, että virtuaalitapahtuman ympäristön toivotaan tarjoavan mielikuvituksellisuutta ja kommunikoinnille toivotaan monipuolisia vaihtoehtoja. Havainnoinnin sekä kyselytutkimuksen tuloksien pohjalta loimme tapahtumabriefin Preset 2021 tapahtumalle, jossa esitämme tärkeimmät reunaehdot tapahtuman järjestämiselle ja sisällölle. Sen avulla toimeksiantaja voi yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa lähteä toteuttamaan virtuaalitapahtumaa.