TUOTETIEDON JA TUOTEMUUTOSTEN HALLINNAN KEHITTÄMINEN START-UP-YRITYKSESSÄ - Prosessilähtöinen ajattelu IT-projektissa

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoitus on selventää, miten start-up-yritys voi ottaa askeleen kohti tuotetiedon kokonaisvaltaista hallitsemista tuotteen koko elinkaaren ajan. Kehityksen kohteena ovat tuotetietoa tuottavat ja hallinnoivat liiketoimintaprosessit ja sitä tukevat IT-järjestelmät. Prosessilähtöinen ajattelumalli on nostettu tässä työssä esille kahdesta eri näkökulmasta. Kohdeyrityksen kehitysprojektin ensimmäisessä vaiheessa prosessi luotiin ensin ja IT-järjestelmä konfiguroitiin tukemaan luotua prosessia. Jatkokehitysvaiheessa prosessilähtöistä ajattelua viedään eteenpäin miettimällä, mitä edistykselliset IT-järjestelmät voivat tarjota prosessin kehittämiselle ja tehostamiselle.

Keväällä 2020 kohdeyrityksessä arvioitiin yrityksen tuotetiedon hallinnan digi-taalisuusastetta sekä päästä päähän (E2E) -prosessin kykyä hallita tuotetietoa. Projektin tuotoksia käytettiin opinnäytetyön tutkimusaineistona, jonka perusteella prosessin ongelmakohdat on tunnistettu. Suurimpia haasteita prosessin tehokkuudessa ja laadussa tuotetiedon osalta aiheuttivat tuotetiedon haja-naisuus, saatavuus ja luotettavuus, mikä hankaloitti tuotemuutoshallintaa, erityisesti tuotemuutosten vaikutusanalyysia.

Opinnäytetyön tavoitteena oli vastata yrityksen tarpeisiin saavuttaa parempi tuotetiedonhallinnan ja siihen kiinteästi liittyvän tuotemuutoshallinnan taso prosessi- ja työkalukehityksellä. Tässä yhteydessä puhutaan tuotetieto- ja tuotemuutoshallinnan digitaalisen prosessin kehittämisestä, joka lähti liikkeelle liiketoiminnan vaatimusten selvittämisestä ja jalkautui organisaatioon osallistamisen kautta. Työn tuloksena tehtiin tuote- ja suunnittelumuutoshallinnan prosessikuvaus RACI-mallina, dokumentoitiin tuotetiedon määrittely ja luokittelu sekä tehtiin muutoshallintaa tukevan digitaalisen ratkaisun määrittely ja konfigurointi.

Yrityksen tarpeisiin pyrittiin vastaamaan nopealla aikataululla, joka edellytti yrityksessä jo käytössä olevien järjestelmien konfigurointia ja käyttöönottoa tuotemuutoshallinnan kehittämiseksi. Selvää on, että kehitystyön tulee jatkua edelleen kohti kokonaisvaltaisempaa ja läpinäkyvämpää tuotetiedon hallintaa. Opinnäytetyön tuotokset antavat yritykselle alustan muun muassa prosessilähtöiselle PLM-käyttöönottoprojektille.

The purpose of this thesis is to clarify how a start-up company can take a next step towards process-driven and system-controlled product data and life cycle management. Development project focuses on business processes which are managing the product data, and on the IT-systems supporting it. I have considered process-driven approach from two different aspects. In the first phase a process was described, and the supporting IT-system was configured totally to back up the process. Further development, however, requires a different aspect: how advanced IT-systems can support the process development.

In the spring of 2020, a project was conducted to evaluate the target company’s level of digitalisation and end-to-end process’ capability to manage product data. The pain points of the process were recognized and reported. The project report was used as a research material for this thesis. The biggest challenges causing inefficiency and impaired quality in the process outputs from the data management point of view were caused by the scattered data, data unavailability and data quality. Due to unstructured data, the enterprise and engineering change management including impact analysis was difficult.

The purpose of this thesis was to respond to the target company’s requirements to achieve better level of product data and enterprise/engineering change management by developing digital processes. The IT system supporting the digital process was configured according to business requirements. As the result of the thesis work, engineering change management process was described as RACI-model, product data classification and naming rules were defined and IT system supporting the engineering change management was defined and configured.

The aim of the thesis was to respond to business requirements promptly, which required the configuration and implementation of existing application to support the needs of the enterprise and engineering change management. Processes and related applications must be continuously developed toward holistic and transparent product data management. The outputs of this thesis create a basis for example a process-driven PLM implementation project.