Tilaus-toimitusprosessin informaatiovirran kehittäminen

Abstract

Perinteisen tuotantoyrityksen liiketoiminnan muuttuminen yhä asiakaskeskeisemmäksi aiheuttaa toimitusketjun hallintaan liittyviä haasteita. Yritysten tilaus-toimitusprosessit sisältävät joukon erilaisia toimintoja, joiden yhteistyö on kriittisessä asemassa prosessin onnistumisessa. ”Asiakas on aina oikeassa” on helppo motto, joka kiteyttää asiakaspalvelun tärkeyden. Asiakkaan tarpeisiin on vastattava oikea-aikaisesti ja asiakassuhteen säilyttäminen vaatii paljon työtä.

Insinöörityön tavoitteena oli selvittää ABB Oy Drives yksikön tilaus-toimitusprosessin nykytila ja sen vaatiman informaation laajuus. Tarkoituksena oli luoda informaation liikkumiseen vakiintunut käytäntö, jotta oikea tieto saavuttaa oikean henkilön oikeaan aikaan. Informaatiovirran kehittämisellä tehdään prosessista näkyvämpi ja se helpottaa yhteistyötä yrityksen eri funktioiden välillä.

Työnkulunhallintajärjestelmät ovat tietokonepohjaisia sovelluksia, joiden tarkoituksena on automatisoida prosessia. Työnkulunhallintajärjestelmät käsittävät logiikan, jolla työtehtävien ja niihin vaadittava informaatio liikkuu tietojärjestelmien ja ihmisten välillä määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Hyötyjä tällaisten järjestelmien käytössä ovat näkyvyys, laadun parantuminen, joustavuus ja prosessien kontrollointi.

Tarkoituksena on hyödyntää työnkulunhallintajärjestelmien ratkaisuja, jotka ovat implementoitavissa jo olemassa olevaan ABB Oy:n toiminnanohjausjärjestelmään. Työ aloitetaan tilaus-toimitusprosessin nykytilan kartoituksella. Tilaus-toimitusprosessin osa-alueisiin tutustutaan haastattemalla avainhenkilöitä, jotta saadaan työnkulunhallintajärjestelmää tukevaa tietoa. Haastatteluista saatavien tietojen avulla ideoidaan uudenlaista tapaa jakaa informaatiota tilauksen edistymisestä prosessin aikana sidosryhmilleen.

Haastatteluiden avulla ideoitiin uusi tapa jakaa informaatiota prosessin aikana. Projektin tuloksena syntyi seurantatyökalu, joka seuraa asiakastilauksen edistymistä kohdeyrityksen tilaus-toimitusprosessissa. Seurantatyökalun vaikutukset näkyvät kommunikaation parantumisena ja asiakasarvon lisääntymisenä.

Traditional business is becoming more and more customer focused, which causes new challenges for managing supply chains. The order-delivery processes of enterprises include a variety of functions, whose cooperation is critical for the success of the process. In customer-centric business, “the customer is always right”. The customer’s needs must be fulfilled at the right time and maintaining a customer relationship requires work.

In this thesis the aim was to find out the present situation of the order-delivery process and the extent of the required information at ABB Drives. An aim also was to create an established policy for information flow in the process, so that the right information would reach the right person at the right time. Development of the information flow makes the process more visible and cooperation with the different functions becomes easier.

Workflow management systems are computer-based applications designed to automate the process. The systems designed to manage the workflows are based on a logic which controls the information flow between database systems and people according to specified terms. The benefits of such systems are visibility, improved quality, flexibility and process control.

This thesis utilized the workflow management systems solutions, which could be implemented into the existing business management software solution used at ABB Ltd. The project started by studying the current state of the order-delivery process. The functions defined for this project, were examined by interviews with the key persons, in order to get information that supports the workflow management systems. The data collected from the interviews was used to generate ideas for new ways to share information about the progress of the customer order in the company’s order-delivery process.

The result of this project was a follow-up tool which tracks down the progress of the customer order in the company’s order-delivery process. The effects of this tool will appear in better communication between the functions and increased customer value.