Ulkoistettavien toimistopalvelujen tuotteistaminen pieniä asianajotoimistoja varten
Timonen, Tuomas (2011)
Timonen, Tuomas
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120917836
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120917836
Tiivistelmä
Ulkoistaminen on nykyään tavanomaista toimintaa, ja myös toimistopalvelut voidaan ulkoistaa. Asianajotoiminta voidaan nähdä hieman vanhoillisena liiketoiminta-alana, jota rajoittavat lukuisat ohjeistukset. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimistopalvelujen tarve ja kuvata ulkoistamista pienissä asianajotoimistoissa sekä antaa lisätietoa toimistopalvelujen tuotteistamiseen pieniä asianajotoimistoja varten. Tutkimuksen toimeksiantajana oli suhteellisen nuori toimistopalveluita tarjoava yritys, joka oli suunnitellut uusasiakashankintaa pienten asianajotoimistojen keskuudesta. Hän kaipasi tarkentavaa tietoa niistä, jotta voisi kehittää toimintaansa.
Opinnäytetyön tietoperustassa käytettiin asianajotoimintaa, ulkoistamista ja tuotteistamista koskevaa kirjallisuutta, lehtiartikkeleita, haastatteluja sekä Internet-lähteitä. Keskeisimpinä asioina olivat asianajotoimintaa koskevat erityispiirteet, ulkoistamiseen liittyvä kumppanuus sekä palvelujen kokoaminen ja räätälöinti. Varsinainen tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena teemahaastatteluna, jossa haastateltiin kolmea pienen asianajotoimiston pitäjää valmiiksi laaditun haastattelurungon avulla. Haastattelut nauhoitettiin ja tutkimusaineistona toimivat niiden litteroinnit.
Tulosten mukaan tietyille toimeksiantajan palveluille on tarvetta asianajotoimistoissa. Kumppanin toimintaa ohjailevista erityispiirteistä esille nousi erityisesti salassapitovelvollisuus ja esteellisyys. Lisäksi asianajotoimistojen erilaisten tarpeiden takia niiden välillä nähtiin suuriakin eroja. Palveluntarjoajan tuleekin ymmärtää erityispiirteet ja asianajotoimistojen eroavaisuudet. Toiminnan järkeistäminen nähtiin vahvimpana syynä ulkoistamiselle. Asianajotoimistot pyrkivät pitkiin kumppanuussuhteisiin ja arvostivat monipuolisia palveluntarjoajia. Palvelujen kohdalla arvostettiin räätälöitävyyttä, ja niiden suorittamista silloin, kun ne on sovittu toteutettavan. Palvelujen toiminnallinen laatu korostui eriävissä tehtävissä ja tekninen laatu vakioiduissa tehtävissä.
Toimeksiantaja voi kokea haasteellisena uusasiakashankinnan, koska tietyille tavoille on totuttu pienten asianajotoimistojen keskuudessa. Salassapitoon ja esteellisyyteen tulee keskittyä toiminnassa ja uusasiakashankinnassa. Toimeksiantajan kumppanuusrooli pystyttiin näkemään joko hovihankkijana tai elinkumppanina riippuen palvelujen vakioituneisuudesta asianajotoimistoissa. Tuotteistaminen kannattaa aloittaa selkeällä palvelutarjooman määrittelyllä ja lähteä kehittämään tiettyjä tarpeellisia palveluita, joiden räätälöitävyyttä tulee korostaa. Ulkoisessa tuotteistamisessa tulee ottaa huomioon toimintaa rajoittavat erityispiirteet ja korostaa niiden ongelmattomuutta. Mielekkäinä jatkotutkimusaiheina voidaan nähdä arkistoinnin digitalisonti, esteellisyyden vaikutus palveluntarjoajan toimintaan ja pienten asianajotoimistojen luokittelu eri kategorioihin.
Opinnäytetyön tietoperustassa käytettiin asianajotoimintaa, ulkoistamista ja tuotteistamista koskevaa kirjallisuutta, lehtiartikkeleita, haastatteluja sekä Internet-lähteitä. Keskeisimpinä asioina olivat asianajotoimintaa koskevat erityispiirteet, ulkoistamiseen liittyvä kumppanuus sekä palvelujen kokoaminen ja räätälöinti. Varsinainen tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena teemahaastatteluna, jossa haastateltiin kolmea pienen asianajotoimiston pitäjää valmiiksi laaditun haastattelurungon avulla. Haastattelut nauhoitettiin ja tutkimusaineistona toimivat niiden litteroinnit.
Tulosten mukaan tietyille toimeksiantajan palveluille on tarvetta asianajotoimistoissa. Kumppanin toimintaa ohjailevista erityispiirteistä esille nousi erityisesti salassapitovelvollisuus ja esteellisyys. Lisäksi asianajotoimistojen erilaisten tarpeiden takia niiden välillä nähtiin suuriakin eroja. Palveluntarjoajan tuleekin ymmärtää erityispiirteet ja asianajotoimistojen eroavaisuudet. Toiminnan järkeistäminen nähtiin vahvimpana syynä ulkoistamiselle. Asianajotoimistot pyrkivät pitkiin kumppanuussuhteisiin ja arvostivat monipuolisia palveluntarjoajia. Palvelujen kohdalla arvostettiin räätälöitävyyttä, ja niiden suorittamista silloin, kun ne on sovittu toteutettavan. Palvelujen toiminnallinen laatu korostui eriävissä tehtävissä ja tekninen laatu vakioiduissa tehtävissä.
Toimeksiantaja voi kokea haasteellisena uusasiakashankinnan, koska tietyille tavoille on totuttu pienten asianajotoimistojen keskuudessa. Salassapitoon ja esteellisyyteen tulee keskittyä toiminnassa ja uusasiakashankinnassa. Toimeksiantajan kumppanuusrooli pystyttiin näkemään joko hovihankkijana tai elinkumppanina riippuen palvelujen vakioituneisuudesta asianajotoimistoissa. Tuotteistaminen kannattaa aloittaa selkeällä palvelutarjooman määrittelyllä ja lähteä kehittämään tiettyjä tarpeellisia palveluita, joiden räätälöitävyyttä tulee korostaa. Ulkoisessa tuotteistamisessa tulee ottaa huomioon toimintaa rajoittavat erityispiirteet ja korostaa niiden ongelmattomuutta. Mielekkäinä jatkotutkimusaiheina voidaan nähdä arkistoinnin digitalisonti, esteellisyyden vaikutus palveluntarjoajan toimintaan ja pienten asianajotoimistojen luokittelu eri kategorioihin.