Organisations' satisfaction with the Green Office environmental management system by WWF Finland

Abstract

The commissionaire for this Bachelor’s thesis was WWF Finland who has developed an environmental management system for offices called ‘Green Office’. The thesis examines the meaning of environmental management, environmental management systems and especially the Green Office System. The purpose of the thesis was to discover how satisfied the current Green Office organisations are with the system and what the most important development needs could be. The main reason behind the study was that WWF Finland is planning to introduce the system more widely in other countries outside Finland and therefore the current opinions need to be examined and the possible development needs to be evaluated.

The theoretical background covers the meaning of environmental management before introducing the concept of environmental management systems more in detail. Additionally, the Green Office system and the process of becoming an official Green Office are well examined. The theoretical foundation serves as the basis for the empirical part of the thesis which in this case is quantitative research. Furthermore, the quantitative research (an opinion survey) included a comprehensive multiple-choice questionnaire with one open question. The survey was supposed to provide the answer to the main research question ‘How satisfied are the organisations with the Green Office system?’ and additionally to help distinguish the most important development needs of the system. The questionnaire included questions about each part of the Green Office process and hence provided detailed information about the system.

The research results showed that that the organisations were rather satisfied with the overall implementation of the Green Office system. There were certain factors about the system that did not completely satisfy the organisations for instance the Compass tool, the quality and the amount of instructions and the making of an environmental programme. The general evaluation about the cooperation with WWF was good.

Concluding from the research results it can be stated that the organisations are quite satisfied with the Green Office system. Moreover, there are certain elements that do not completely satisfy the organisations but all in all it seems that the level of satisfaction is good. The main issues to be developed in the future are the Compass tool (with which offices can manage the environmental management system), the environmental programme model, instructions related to the Green Office process and annual reporting tool. Further study about the Green Office system could be related to the management’s commitment and the benefits related to implementing the system.

Toimeksiantajana tälle opinnäytetyölle toimi WWF Suomi, joka on kehittänyt toimistoille suunnatun ympäristöjärjestelmän nimeltä ‘Green Office’. Opinnäytetyö tarkastelee ympäristöjohtamista, ympäristöjärjestelmiä ja erityisesti Green Officea. Työn tarkoitus oli selvittää, kuinka tyytyväisiä tämän hetkiset Green Office -organisaatiot ovat järjestelmää, sekä mitkä ovat järjestelmän tärkeimmät kehityskohdat. WWF Suomella on tarkoitus viedä Green Office –järjestelmää laajemmin ulkomaille lähitulevaisuudessa, joten siksi olisi tärkeää kerätä tämän hetkiset mielipiteet ja löytää mahdolliset kehityskohdat ennen järjestelmän viemistä uusiin maihin. Tällä hetkellä Green Officea toteutetaan Suomen lisäksi vain muutamassa toimistossa ulkomailla.

Opinnäytetyön teoriaosuus käy tiivistetysti läpi ympäristöjohtamisen merkityksen, jonka jälkeen ympäristöjärjestelmiä tarkastellaan tarkemmin. Lisäksi, Green Office ja virallinen prosessi Green Office -toimistoksi tulemisesta käydään yksityiskohtaisesti läpi. Teoriaosuus toimi pohjana empiirisille tutkimukselle, joka tässä työssä oli tilastollinen tutkimus (mielipidekysely). Tilastollinen tutkimus koostui kattavasti monivalintakyselystä, sekä yhdestä avoimesta kysymyksestä. Kyselyn tarkoitus oli vastata opinnäytetyön päätutkimusongelmaan: ‘Kuinka tyytyväisiä organisaatiot ovat Green Office ympäristöjärjestelmään?’ Lisäksi tutkimuksen tarkoitus oli selvittää järjestelmän tärkeimmät kehityskohdat. Kysely sisälsi osioita jokaisesta Green Office –prossessin osa-alueesta ja täten tarjosi yksityiskohtaista tietoa toimistojen mielipitestä järjestelmää kohtaan.

Tutkimustulokset osoittavat, että organisaatiot ovat melko tyytyväisiä Green Office –järjestelmän yleiseen toteutukseen. Muutamat tekijät eivät miellyttäneet organisaatioita yhtä paljon kuin toiset, muun muassa Green Office –järjestelmän hallintotyökalu Kompassi, ohjeiden määrä ja laatu, sekä ympäristöohjelman laatiminen. Yleisarvio yhteistyöstä WWF:n kanssa oli hyvä.

Johtopäätöksenä tutkimustuloksista voidaan sanoa, että kaiken kaikkiaan organisaatiot ovat melko tyytyväisiä Green Office järjestelmään. Tietyt osa-alueet eivät miellyttänee organisaatioita yhtä paljon kuin toiset, mutta kaiken kaikkiaan vaikuttaa siltä, että tyytyväisyysaste on hyvä. Ensi sijaiset tulevaisuuden kehityskohteet voisivat olla Kompassi –työkalu, ympäristöohjelman laadinta järjestelmä, Green Officeen liittyvät ohjeet sekä vuosiraportointi -työkalu. Jatkotutkimus Green Office -järjestelmästä voisi liittyä esimerkiksi siihen, kuinka toimistojen johto on sitoutunut järjestelmään, sekä mitkä ovat järjestelmän toteuttamisesta saatavat hyödyt toimistolle.