Ekstranet-ratkaisu SharePoint-teknologialla : Case: Rakennusalan tilaajat ja palvelutoimittajat

Abstract

Insinöörityö käsittelee SharePoint-teknologiaan pohjautuvan ekstranet-ratkaisun valintaa ja käyttöönottoa. Työn laajuuteen sisältyi järjestelmän suunnittelu sekä projektin läpivienti, ja jälkeenpäin arvioitiin myös projektin tulosten hyödyntämistä käytännössä. Tavoitteena oli selvittää yrityksen nykyisten järjestelmien soveltuvuutta toimittajayhteistyön teknologiaratkaisuksi. Ratkaisun avulla haluttiin keskittää ja tehostaa toimittajatiedon hallintaa ja tiedonvälitystä tilaajan ja toimittajan sekä eri tilaajaorganisaatioiden välillä.

Menetelminä käytettiin vaatimusmäärittelyä, esitutkimusta ja järjestelmäkartoitusta. Kartoituksen tuloksista laadittiin yhteenveto, jonka perusteella tehtiin järjestelmävertailu, ja vaatimusmäärittelyä hyödynnettiin suunnitteluvaiheessa. Tuotantoonsiirtoa edeltävään pilotointivaiheeseen osallistui kaksi yritystä, jotta suunnittelu- ja kehitysvaiheessa voitiin hyödyntää myös toimittajan näkökulmaa.

Projektin tuloksena uuteen ekstranet-osioon toteutettiin ylemmän tason web-sivusto sekä toimittajakohtaiset alisivustot. Merkittävimpiä hyötyjä oli vuorovaikutteisen tiedonvaihtokanavan luominen tilaajien ja toimittajien käyttöön. Toimittajat voivat tallentaa yhteistyön edellyttämät asiakirjat alityötilaan, ja tilaajat pystyvät entistä paremmin vastaamaan toimittajien tiedontarpeeseen. Keskittäminen tuottaa kustannushyötyjä, vähentää tiedon-hallinnan kuormittavuutta ja tukee auditointiprosessin läpivientiä.

SharePoint osoittautui luotettavaksi ja sopivaksi järjestelmäksi toimittajatiedon hallintaan. Käyttökokemusten perusteella ekstranet on todettu tarpeelliseksi, ja se on vakiintunut osaksi tilaajan ja toimittajan välistä yhteistyötä. Ratkaisua on hyödynnetty alkuperäistä suunnitelmaa laajemmin, ja projektin voidaan todeta ylittäneen sille asetetut tavoitteet.

Tulosten merkityksellisyys on konkretisoitunut toimintamalliuudistuksessa sekä toimintaprosessien kehityksessä, joihin käyttöönotto on ollut myötävaikuttamassa. Tulevaisuudessa sivuston käyttöä voidaan laajentaa tarjouskyselyaineistojen jakeluun, vuosisopimusten seurantakokousten muistioiden tallentamiseen, sekä poikkeamaraporttien julkaisemiseen osana turvallisuusyhteistyötä. Käytettävyyttä ja ulkoasua on mahdollisuus kehittää tulevan versiopäivityksen yhteydessä, ja uudistus ajoittuu vuodenvaihteeseen 2011–2012.

This Bachelor’s thesis covers the choice and implementation of a SharePoint based Extra-net Solution. The thesis describes the system design, and how the project was carried out. Also, the usability of the project results is evaluated. The main objective was to analyze the suitability of the current systems for a technology platform for supplier cooperation. The solution also aimed at rebuilding communication between the clients and suppliers and supplier information management.

The methods used in this project were a requirement specification, a feasibility study and a system survey. The requirement specification was utilized in the design phase, and the system comparison was made on the basis of the survey results. To benefit from the supplier’s insight, two companies were involved in the preceding piloting phase before the introduction of the final solution.

As a result, a new SharePoint site and supplier-specific sub-sites were implemented, and the major benefit was a new interactive communication channel for clients and suppliers. In general, data centralization generates cost savings, reduces workload and supports auditing process. The new Extranet has also had an impact on the development of the processes and daily operations.

SharePoint proved to be the best solution for supplier data management. Within a few years the system has become an integral part of cooperation between the client and suppliers, and it has been adopted more extensively than originally planned. The version update will improve the layout and usability of Extranet, and it will take place in 2011–2012.