Sähköinen ostolaskuprosessi ja sen käyttöönotto : Case Ab Strands Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yrityksen taloushallinnon ydinprosesseja. Tarkoituksena oli selventää, mitä kaikkea taloushallinnon ydinprosesseihin kuuluu pk-yrityksissä ja miten näitä prosesseja voidaan tehostaa sähköistämisen kautta. Taloushallinnon ydinprosesseista keskitytään erityisesti ostolaskuprosessiin, joka oli muutoksen kohteena kohdeyrityksessä. Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata kehitysprojekti siirtymisestä sähköiseen ostolaskujen vastaanottoon ja käsittelyyn. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa toteutettiin sähköisen ostolaskuprosessin käyttöönottoprojekti pienessä tilitoimistossa. Tutkimuksen teoriaosuus käy läpi yrityksen ydinprosessien uudistamisen periaatteet ja keinot sekä kuvaa sähköisen taloushallinnon prosessit pk-yrityksessä. Tutkimuksen empiriaosuus koostuu käyttöönottoprojektin valmisteluista, toteutuksesta ja tuloksista. Tutkimustyyppinä toimii tapaustutkimus, jolle luontaisina tutkimusmenetelminä toimivat havainnointi ja haastattelu. Opinnäytetyön aineistona käytettiin aiheeseen liittyviä kirjallisia ja elektronisia lähteitä. Tutkimus osoitti selkeästi sen, että tehokkaimpana kehityssuuntana taloushallinnon ydinprosessien uudistamisessa toimii prosessien automatisointi sähköistämisen avulla. Sähköiseen ostolaskuprosessiin siirtyminen kohdeyrityksessä nopeutti ostolaskujen vastaanottoa ja käsittelyä sekä paransi palvelun tasoa asiakkaille. Tutkimus osoitti, että yrityksillä on ennakkoluuloja sähköiseen ostolaskuprosessiin siirtymiseen ja se koetaan usein liian vaikeaksi. Tähän on usein syynä informaation puute.

This thesis examined the core processes of financial administration in a company. The aim of this thesis was to describe the core processes of financial administration in a small or medium sized company and to study how to improve these processes by using electronic systems. From the core processes of financial administration, the one this thesis focused on is the purchase invoice process, which was the target of the reformation in the studied company. The objectives of this thesis also included the description of the reformation of the purchase invoice process onto an electronic process. The empirical study of this thesis included an initializing project of the electronic invoice process in a small accounting firm. The theoretical study of this thesis reviewed the principles of how to renew the core processes and described the processes of electronic financial administration in a small or medium sized enterprise. The empirical study included preparations, execution and results of the initializing project. The research was carried out as a case study, where the most suitable research methods, observation and interview were used. As material for this thesis literary and electronic references related to the topic were used. The research proved clearly that the most efficient way to renew the core processes in financial administration is to automatize them with the help of electronic systems. Transferring the purchase invoice process to an electronic process in the target company speeded up the receiving and handling of purchase invoices and improved the level of service to customers. The research also showed that companies have preconceptions against moving to using an electronic invoice process and it is usually experienced as too hard to carry out. Lack of information is the most common reason for this.