Toimintajärjestelmän päivittäminen

Abstract

Yrityksen toimintajärjestelmä on laadunhallinnan työkalu, jolla laadulliset tavoitteet ja toimintatavat jalkautetaan työntekijätasolle. Työn aiheena on päivittää Keski-Suomen Betonirakenne Oy:n toimintajärjestelmä vastaamaan tämän hetkisiä vaatimuksia. Tavoitteena oli muokata järjestelmä sellaiseen muotoon, että sitä hyödynnettäisiin sekä toimistolla että työmailla. Osana toimintajärjestelmää piti rakentaa extranet-sivusto, josta toimihenkilöt voivat hakea tarvittavat lomakkeet ja toimintaohjeet. Työskentelyn apuna olivat käytettävissä vanhat toimintaohjeet, jotka eivät enää kuvanneet nykyistä toimintaa. Pohjatietona käytettiinkin suurimmalta osin haastattelutietoja yrityksen toimihenkilöiltä.

Ensimmäiseksi laadittiin Keski-Suomen Betonirakenne Oy:n toimintaohjeet ja päivitettiin lomakkeet. Tämä olikin pitkäkestoisin työvaihe. Seuraavaksi toimintaohjeista ja lomakkeista koottiin toimintajärjestelmä. Koottua toimintajärjestel-mää varten tehtiin yrityksen nettisivuille extranet-sivusto, johon toimintajärjestelmä vietiin. Toimihenkilöiltä kerättiin sivuston ja toimintajärjestelmän toimivuudesta palautetta, jonka perusteella tehtiin tarvittavat muutokset.

Toimintajärjestelmästä saatiin toimiva. Päivitetyt lomakkeet ja toimintaohjeet laitettiin yrityksen kotisivuille. Toimihenkilöiltä kerätyssä palautteessa ei juuri ollut muutosehdotuksia. Nykyisillään yrityksen toimintajärjestelmä on likipitäen ISO 9001:2008 -standardin mukainen, joten sen voi pienellä muokkauksella tulevaisuudessa standardisoida.

The theme of this thesis was to update an operating system and it was commissioned by Keski-Suomen Betonirakenne ltd. The goal was to edit it into such form that it could be used both in the office and in the field. A part of updating the operating system was to create extranet pages where from the officers could get needed documents and instructions. The basis for this thesis was an old code of conduct but it did not describe the present function of the company very well. Most of the necessary information was gotten by interviewing the officers of the company.

The first task was to update the code of conduct and the documents. This was the most time consuming part of the job. The next task was to gather the operating system from the code of conduct and the documents. An extranet page to the web page of the company was created for the operating system. Feedback was gathered from the officers about the functionality of the extranet pages and necessary changes were made.

As a result the company has modern documents and code of conduct on its webpage. The feedback from the officers did not involve many suggestions to change the extranet page. Now the company has an operating system nearly matching the ISO 9001:2008 standard, so in the future it can be standardized with some minor editing.