Improving Purchasing Process in an International Company

Abstract

Tämä insinöörityö tutkii ostoprosessin kehittämistä kansainvälisessä toimitusketjussa. Nykyisenään ostoprosessi ja sen käsittely on monivaiheinen ja yrityksen siirtyessä uuteen ERP-järjestelmään prosessin yksinkertaistaminen on ajankohtaista.

Työssä ostoprosessia kuvataan hetkestä, kun jakelija tekee tilauksen järjestelmään, hetkeen kun tilaus lähetetään varastosta jakelijalle. Saadakseen kokonaisvaltaisen kuvan prosessista, prosessiin osallistuvia henkilöitä haastatellaan ja dokumentteja analysoidaan. Dokumentit sisältävät tietoa jo olemassa olevista prosessikuvauksista, sekä dataa historiallisiin tilaustietoihin liittyen. Nykytila-analyysi pohjautuu haastatteluihin sekä dokumentteihin, joiden jälkeen kirjallisuuskatsauksessa paneudutaan parhaisiin metodeihin prosessin kehityksen kannalta.

Prosessin haasteet nykyisyydessään liittyvät prosessin monimutkaisuuteen sen sisältäessä useita osapuolia ja päätöksentekopisteitä, jotka hidastavat prosessin etenemistä. Työtekijöiden osallistuminen jatkuvan parantamisen metodeihin ovat myös oleellinen osa työtä ja prosessin kehittämistä tulevaisuutta ajatellen. Tuomalla ilmi pullonkauloja sekä parannusehdotuksia yritys pystyy ajamaan ERP-implementointiprojektin läpi onnistuneesti niin että prosessi hiotaan mahdollisimman yksinkertaiseksi ja jälkikäteen tehtäviä muutoksia järjestelmässä on mahdollisimman vähän.

Opinnäytetyön lopputulos on lista parannusehdotuksia niin operatiivisella kuin johdon tasolla kehittääkseen mahdollisimman tehokkaan toimitusketjun toimittajalta loppuasiakkaalle, jolla saadaan säästettyä kustannuksissa sekä parannettua asiakastyytyväisyyttä.

This thesis researches the improvement of the purchasing process flow in a global supply chain. The current purchasing process is complex and the company is transitioning into a new ERP system.

The purchasing process is described from the start of the process when an order is entered the system and continuing to the stage when the order is sent. To gain a holistic view of the process, process participants were interviewed, and documents of the company analyzed by carrying out a current state analysis and best practices researched in order to create a conceptual framework.

The current challenges of the process were related to the complexity of the process including multiple participants and decision points, as well as employee involvement in continuous improvement activities of the process. By introducing proposal ideas for process improvement, the ERP implementation project can be done more successfully as the workflow becomes more simple.

The outcome of the thesis is a list of recommendations in order to improve the efficiency of the supply chain. The list includes recommendations of operational and managerial activities of improving the flow of process as well as involving employees in continuous improvement activities of process improvement.