Activation of New Functionality to Enterprise Resource Planning Systems: Case TeliaSonera’s SAP Enhancement Packages

Abstract

Enterprise resource planning (ERP) systems have been vital to both large and small businesses for a long time due to their efficient data processing capabilities. The common way to develop ERPs, or in other words activate new functionalities to them, been upgrading the latest ERP version or tailoring the codebase of the existing ERP. From a large enterprise perspective, the version upgrades which require a high workload have been available too seldom, whereas tailoring of ERPs has been considered too expensive.

The goal of the thesis was to find out the best functionality to TeliaSonera within Human Capital Management (HCM) sector by SAP ERP’s Enhancement Packages (EHPs). Functionalities, also known as business functions, were limited inside the SAP HCM sector only because the sample would otherwise have been too wide. EHPs are SAP’s way to deliver new functionalities to SAP ERP 6.0, which is designed primarily for the needs of large enterprises.

The research process of the best functionality started by investigating what functionalities the HCM sector includes. After that the number was reduced by open interviews with the representative of TS. When the best functionalities had been found out, they were scored by a structured question form.

The results showed that the best functionality for TS inside the HCM sector was Employee Self-Services on Webdynpro ABAP. However, the selection was not easy. The challenges during the selection process were irrelevant features, within most of the functionalities, for TS’s needs, several integration points of functionalities, and also a highly speculative comparison between functionalities. Identifying and understanding the challenges will help TS to find out the best functionalities also from the other sectors than the HCM.

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat jo pitkään olleet elinehto sekä suur- että pienyrityksille niiden mahdollistaman tehokkaan tiedonhallinnan ansioista. Yleinen tapa kehittää niitä, toisin sanoen hankkia uusia toiminnallisuuksia, on ollut tavallisesti joko kokonaan uuden toiminnanohjausjärjestelmä version implementoiminen tai vanhan version koodipohjainen räätälöiminen. Suuryritysten näkökulmasta versiopäivitykset ovat yleensä olleet liian harvoin toistuvia ja silloinkin työläitä, kun taas toiminnanohjausjärjestelmän räätälöinnin on katsottu usein itsessään olevan liian kallista.

Insinöörityön tavoitteena oli selvittää SAP-toiminnanohjausjärjestelmän parannuspakettien avulla, mikä HCM (Human Capital Management) -sektorin toiminnallisuus sopisi parhaiten TeliaSoneran tarpeisiin. SAP jakaa parannuspakettiensa toiminnallisuudet eri toiminta-alueille eli sektoreille siten, että kukin SAP-moduuli, kuten esimerkiksi finanssitoiminnot, saavat omat toiminnallisuutensa. SAP:n käyttäjän näkökulmasta toiminallisuuksia kannattaa aktivoida vain niiltä sektoreilta, joiden vastaavat SAP-moduulit ovat jo ennestään käytössä kyseisessä yrityksessä. Insinöörityössä rajattiin toiminnallisuuksien kartoitus vain HCM-sektorille, koska otos olisi muuten ollut liian laaja. Parannuspaketit taas ovat SAP:n tapa tuoda uutta toiminnallisuutta SAP ERP 6.0 -nimiselle toiminnanohjausjärjestelmälle, joka on suunnattu ensisijaisesti suuryritysten tarpeisiin.

Parhaan toiminnallisuuden selvitysprosessi eteni siten, että ensin kartoitettiin, mitä toiminnallisuuksia SAP:n HCM-sektori sisältää, jonka jälkeen niiden määrää ruvettiin vähentämään avointen haastattelujen perusteella TeliaSoneran edustajan ja työn ohjaajan Mika Karvisen kanssa. Kun toiminnallisuuksien parhaimmisto oli saatu selville, ne pisteytettiin strukturoidun kysymyslomakkeen avulla.

HCM-sektorin paras toiminnallisuus, Employee Self-Services on Webdynpro ABAP, TeliaSoneran tarpeisiin saatiin selvitettyä. Haasteina valintaprosessin aikana olivat kuitenkin useimpien toiminnallisuuksien kytkeytyminen toisiinsa, toiminnallisuuksien epärelevantit ominaisuudet TeliaSoneran kannalta sekä toiminnallisuuksien vertailtavuuden hankaluus. Näiden haasteiden tunnistaminen auttaa TeliaSoneraa jatkossa löytämään parhaat toiminnallisuudet myös muilta SAP:n toiminta-alueilta kuin vain HCM-sektorilta.