Ostolaskujen sähköinen käsittely pilvipalveluna: Case Huoltoliitto ry/ Kunnonpaikka

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää jo olemassa olevaa taloushallinnon prosessia Huoltoliitto ry:n omistamassa Kunnonpaikassa nykyaikaistamalla se sähköiseksi. Tavoitteena oli ottaa käyttöön toimeksiantajan tarpeita vastaava, kustannustehokas ratkaisu ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn, perehdyttää henkilökunta ohjelmiston käyttöön ja luoda mahdollisimman selkeät ohjeistukset ohjelmiston käytöstä henkilökunnan perehdyttämisen avuksi.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena, projektiluontoisena opinnäytetyönä ja tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin aktiivista, osallistuvaa havainnointia ja projektin lomassa käytyä, vapaamuotoista keskustelua toimeksiantajayrityksen henkilöstön kanssa.

Opinnäytetyön viitekehys muodostuu pääasiassa katsauksesta verkkolaskujen ja muiden sähköisten laskujen kehitykseen. Aihetta tarkastellaan erityisesti vastaanotettavien laskujen ja pienten ja keskisuurten yritysten näkökulmasta. Tämän lisäksi teoriaosuudessa käydään lyhyesti läpi pilvipalveluiden historiaa ja roolia taloushallinnon näkökulmasta, sillä case-yrityksessä päädyttiin hankkimaan ohjelmisto ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn pilvipalveluna.

Opinnäytetyön toiminnallisessa eli case-osuudessa raportoidaan läpi työskentelyn eri vaiheet aina tarpeiden selvittämisestä ohjelmiston käyttöönottoon ja alkuvaiheen käyttökokemuksiin. Tavoitteena oli raportoida ja dokumentoida projektin kulku mahdollisimman tarkasti ja tehtyjä valintoja perustellen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että verkkolaskun yleistyminen maailmalla on ollut ennustettua hitaampaa, mutta Suomessa läpimurron sanotaan jo tapahtuneen. Suuret yritykset ja organisaatiot ovat ottaneet verkkolaskun hyvin vastaan, mutta ongelmaksi on muodostunut pk-yritysten haluttomuus verkkolaskua kohtaan.

Opinnäytetyön tuloksena Kunnonpaikassa siirryttiin sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn ja yritykselle laadittiin yksilöity käyttöopas, joka on kokonaisuudessaan julkaistu opinnäytetyön liitteenä. Opinnäytetyön tavoite siis saavutettiin, mutta käyttöönoton yhteydessä projektissa koettiin useita, odottamattomia hidasteita ja tuotantoon siirryttäessä palvelu ei alkuun vastannut odotuksia.

The purpose of this thesis project was to develop the purchase invoice process of Spa Hotel Kunnonpaikka. The primary aim was to find a cost-effective solution for electronic processing of purchase invoices, train the staff to use the new application and create instructions to support the induction.

This practice-based thesis project was carried out as a qualitative research. The main methods for collecting information were active and involved observation together with informal discussions with colleagues.

The theoretical framework of this thesis consists of describing the development of e-billing around the world and in Finland, mostly from the perspective of purchase invoices and small and medium-sized businesses. In addition, the theoretical part also deals briefly with cloud computing, its history and role in financial management. The practical part of this thesis describes the project step by step as precisely as possible.

In summary the development of e-invoicing has been slower than what has been predicted. However, in Finland electronic billing has already made a breakthrough. Large companies and organisations have accepted e-invoicing, but the real problem seems to be small businesses’ lack of interest towards electrifying their invoice processes.

As an outcome of this thesis Spa Hotel Kunnonpaikka started to receive e-invoices and process all of its purchase invoices electronically. Instructions for the application were made for the use of personnel and can be found as an appendix. The project was implemented successfully despite the few unexpected problems during the introduction phase.