Challenge in Content Acquisition for Project Plan : Case Future Learning Lapland

Abstract

This thesis studied the process of building a project plan for the Future Learning Lapland project. The goal of this thesis was to produce a project planning process model, which will also show the suggested roles of different parties involved in the planning process and the communication flow. The thesis goal was established during the empirical part of this thesis, as difficulties in communication were faced during the project planning of Future Learning Lapland.

The framework has been established by using a variety of theories that supports the findings and analyses made from the research. The theoretical framework laid foundation for understanding the project planning process, research methods and tools for communication between partners.

The qualitative research method was chosen and the participation observation method was conducted during the empirical part, which took place from the middle of June until the end of September 2011. The results from the observation were studied and analysed by reflecting them to the theories presented in this thesis.

The outcome of this thesis was the process model of project planning. The planning of Future Learning Lapland involved several parties; however, it still faced communication difficulties due to misunderstanding of responsibilities. In addition to the stakeholders, project coordinator, administrative and financier, the proposed improved model of this thesis included an additional party into the project planning process: the planning team. The team members are given guidelines for creating planning documents and thus close cooperation improves the mutual communication between parties. The most valuable methods and tools for communication were seen face-to-face meetings and interviews, brainstorming sessions and video conferencing. Email and phone are not the most effective tools to communicate, however necessary for everyday communication.

Opinnäytetyössä selvitettiin hankesuunnitelman laatimista Future Learning Lapland -hankkeelle. Tavoitteena oli luoda hankesuunnittelun prosessimalli, josta tulee esille niin osallistuvien henkilöiden roolit kuin tiedonkulku suunnitteluprosessin aikana. Esiin nousseet kommunikaatio-ongelmat Future Learning Lapland -hankkeen aikana loivat pohjan tavoiteasettelulle.

Teoreettinen viitekehys perustuu hankesuunnitteluprosessin, tutkimus- ja kommunikaatiomenetelmien ymmärtämiseen, ja teoriavalinnat tukevat tutkimuksen havaintoja ja tuloksia. Tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus, jonka osallistuva havainnointi toteutettiin vuonna 2011 opinnäytetyön empiirisessä vaiheessa, kesäkuun puolesta välistä syyskuun loppuun. Havainnoimalla saadut tulokset tutkittiin ja analysoitiin heijastamalla ne opinnäytetyössä esiintyviin teorioihin.

Opinnäytetyön tuloksena syntyneessä hankesuunnittelun prosessimallissa tulee esille eri tahot, jotka ovat suunnittelussa mukana. Kuitenkin havainnot Future Learning Lapland -hankesuunnittelun kommunikaatio-ongelmista nostivat esille epäselvyyden eri tahojen vastuualueista. Tuloksena esitetyssä prosessimallissa tuotiin sidosryhmän, hankekoordinaattorin, hallinnon ja rahoittajan lisäksi hankesuunnitteluryhmä, joka työskentelee hankekoordinaattorin ohjeistamana. Tiiviin yhteistyön myötä keskinäinen kommunikaatio paranee. Hyödyllisimmiksi kommunikaatiomenetelmiksi nousivat kasvotusten tapahtuvat kokoukset ja haastattelut, aivoriihet ja videoneuvottelut. Sähköposti ja puhelin eivät ole tehokkaimmat kommunikaatiovälineet, mutta tarpeellisia jokapäiväiseen kommunikoimiseen.