Intranetin käyttö Pohjois-Suomen sovittelutoimistossa

Abstract

Nissi, Sari. 2012. Intranetin käyttö Pohjois-Suomen sovittelutoimistossa. Opinnäytetyö. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu. Kaupan ja kulttuurin toimiala. Tornio. Sivuja 46. Liitteet 1-2.

Opinnäytteen tavoitteena on tutkia miten ja missä laajuudessa Pohjois-Suomen sovittelutoimiston intranettiä on käytetty, mitä mieltä käyttäjät ovat sen käytettävyydestä ja miten sitä pitäisi mahdollisesti kehittää tulevaisuudessa. Samalla selvitetään, toteutuivatko ne tavoitteet, jotka intranetille asetettiin sen suunnitteluvaiheessa.

Teoriatiedon hankinnassa käytettiin painettua kirjallisuutta, internet-aineistoa sekä tilastotietoa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimustietoa kerättiin Pohjois-Suomen sovittelutoimiston intranetin käyttäjätilastoista sekä haastattelemalla intranetin käyttäjiä. Lisäksi tutkittiin myös sovittelutoimiston intranetin sisältöä.

Tutkimus osoittaa, että Pohjois-Suomen sovittelutoimiston organisaation jäsenistä 87 % oli käyttänyt intranettiä. Intranettiä käytettiin etupäässä neuvottelutilojen varaamiseen, tiedotteiden lukemiseen ja tiedon etsimiseen. Käyttäjät olivat tyytyväisiä intranetin käytettävyyteen sekä intranetin kautta tapahtuvaan viestintään ja tiedottamiseen. Keskustelufoorumin käyttö, uutisten kommentointi ja yksityisviestien lähettäminen oli kuitenkin vähäistä. Intranetistä löytyi myös joitakin teknisiä puutteita ja ongelmakohtia. Intranetin jatkokehittämistarpeina nähtiin kaiken sisäisen tiedottamisen siirtäminen intranettiin, intranetin laajentaminen sekä keskustelufoorumin käytön aktivoiminen.

Intranetille suunnitteluvaiheessa asetetut tavoitteet ovat toteutuneet osittain. Intranettiä on helppo käyttää ja se on parantanut sovittelutoimiston viestintää. Se on myös lisännyt toiminnan avoimuutta ja käyttäjien yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä helpottanut uusien henkilöiden toimintaan mukaan tulemista. Huolimatta monista eduistaan, intranet ei kuitenkaan ole tavoittanut kaikkia organisaation jäseniä. Intranet ei ole myöskään lisännyt käyttäjien keskinäistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Intranettiä tuleekin jatkossa kehittää entistä vuorovaikutteisemmaksi koko organisaation tavoittavaksi foorumiksi.

Asiasanat: sisäinen viestintä, organisaatioviestintä, verkkoviestintä, intranet

Nissi, Sari. 2012. Use of intranet in Northern Finland mediation office. Bachelor’s Thesis. Kemi-Tornio University of Applied Sciences. Business and Culture. Pages 46. Appendices 2.

The objective of the thesis is to study how and in which extension the intranet is used in Northern Finland mediation office, users’ opinions concerning its usability and how it should be developed in the future. The objective is also to find out whether the goals set during intranet’s planning period have actualized.

The sources of information comprise printed literature, Internet material and statistics. The thesis was implemented as a qualitative case study. The data for the study was gathered from user statistics, user interviews and intranet contents.

The study shows that 87 % of the members of the organisation had used the intranet. The intranet was mainly used for booking conference rooms, reading announcements and searching information. Users were satisfied with the intranet’s usability, communication and information. The use of conversation forum, commenting announcements and sending private messages was scanty. Some technical shortages were also found. The needs for further development concerned concentrating all internal communication on the intranet, expanding the intranet and activating the use of conversation forum.

The goals set during the intranet’s planning period have actualized partially. The intranet is easy to use and it has improved internal communication. It has also contributed to openness and cohesion between members of the organisation. It has also made easier for new members to join the organisation. Regardless of its various benefits the intranet has not reached all members of the organisation. Neither has it contributed to enhancing interaction and cooperation between its users. As a result, the intranet should be developed towards a more interactional forum for all members of the organisation.

Keywords: internal communication, network communication, intranet