Customer Management and Communication in Media Projects

Abstract

The purpose of this thesis was to examine customer projects from a student view point of a University of Applied Sciences. The aim of this study was to go through two previously done projects and point out important aspects in them. This study also includes making a separate Student Project Guideline, which contains information and good practices that could be used in future student projects.

This thesis is based on two projects with different outcomes, both conducted in the Media Engineering program. The first project’s purpose was to create an interactive touchscreen implementation (digital signage), for a museum. This project was part of a study course and was completed successfully in the spring of 2011. The purpose of the second project was to create marketing material, videos and 3D images, for a electronic workstation manufacturer. The marketing material project was part of industrial placement studies and suffered a number of complications during its production in summer 2011. Even though the projects have different kinds of products, the project management has many similari-ties.

The thesis focuses on the stages of project management and two important aspects: communication and customer management. Media project management can be divided in to four stages: defining, designing, doing and developing. Audiovisual projects follow a similar structure which is preproduction, production and postproduction stages. For all these stages to come together, successful communication is needed inside the project group and with the customer. Students get a good opportunity to start improving their customer management skills in school customer projects.

For students, project management skills in addition to technical knowledge are some of the most important skills to obtain during their study years in the media engineering pro-gram. This thesis and Student Project Guideline point out the main problems and outline usable practices in project management.

Insinöörityön tarkoituksena oli tutkia ammattikorkeakoulun opintoihin liittyvien asiakaspro-jektien hallintaa opiskelijoiden näkökulmasta. Tavoitteena oli käydä läpi kaksi aiemmin valmistunutta projektia ja esitellä niistä tärkeimmät asiat. Tavoitteena oli myös tehdä erilli-nen englanninkielinen opas, Student Project Guide, joka sisältää tietoa projektin hallinnas-ta ja jota opiskelijat voisivat hyödyntää tulevissa asiakasprojekteissa.

Työ perustuu kahteen erilaiseen projektiin, joissa oli kaksi erilaista tulosta. Molemmat pro-jektit oli tehty mediatekniikan koulutusohjelmassa. Ensimmäisen projektin tarkoitus oli luoda interaktiivinen kosketusnäyttö käyttöliittymä (digital signage). Asiakas oli kaupun-ginmuseo. Onnistunut projekti oli osa opintojaksonsuoritusta ja toteutettiin keväällä 2011. Toisen projektin tarkoitus oli tuottaa markkinointimateriaalia, kuten videoita ja 3D-kuvia. Asiakas oli elektronisten työpisteiden valmistaja. Markkinointimateriaaliprojekti oli osa insi-nöörityön tekijän työharjoittelua. Projekti kohtasi monia ongelmia sen tuotantoaikana ke-sällä 2011. Vaikka vertailtavissa projekteissa oli erilaiset tulokset, oli niiden hallinta melko samanlaista.

Insinöörityö keskittyy projektin hallinnan vaiheisiin ja kahteen tärkeään asiaan: viestintään ja asiakkuuden hallintaan. Mediaprojektien hallinta voidaan jakaa neljään vaiheeseen: määrittely, suunnittelu, teko ja kehitys. Audiovisuaalisten projektien hallinta seuraa saman-laista rakennetta, se on jaettu kolmeen vaiheeseen: esituotanto, tuotanto ja jälkituotanto. Jotta kaikki projektituotannon vaiheet toimisivat, hyvä kommunikaatio projektiryhmän si-sällä ja asiakkaan kanssa on tärkeää. Mediatekniikan opiskelijat saavatkin hyvän mahdolli-suuden harjoitella asiakkuuden hallintaa ammattikorkeakoulun asiakasprojekteissa.

Insinööriopiskelijoille projektinhallinta, teknisen tiedon lisäksi, on yksi tärkeimpiä taitoja oppia. Insinöörityöraportti sekä projektityöopas esittelevät ongelmakohtia ja antavat yleis-katsauksen projektinhallinnan käytäntöihin.