Sähköisten ostolaskujen käyttöönotto - Case Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö selvittää sähköisen taloushallinnon merkitystä siirtyessä verkkolaskutukseen. Siirtymisprosessi tuo yrityksille huomattavia tehokkuusparannuksia ja kustannussäästöjä. Kohdeyrityksellä on ollut kehittämiskohteena verkkolaskujen vastaanotto. Tutkimukseni tehtävänä oli käytännössä testata verkkolaskutusohjelmiston toimivuutta sekä parantaa ohjelmistoa yhteistyössä ohjelmistokehittäjien kanssa. Tavoitteena oli saada mahdollisimman automatisoitunut sähköinen ostolaskuprosessi. Opinnäytetyöni aineistona käytin aiheeseen liittyviä kirjallisia ja elektronisia lähteitä. Tutkimusmenetelmänä käytin tapaustutkimusta. Tutkimukseni teoriaosuudessa käyn läpi sähköisen taloushallinnon eri toimenpiteitä sekä ohjelmistojen että operaattoreiden merkitystä verkkolaskutuksessa. Empiriaosuus sisältää sähköisten ostolaskujen testailua ja tuloksia. Tutkimus osoitti, että paperisista laskuista on iso askel täysin automatisoituun laskutukseen, varsinkin kun kyseessä ovat suuret laskuvolyymit. Verkkolaskutuksen eri ohjelmistot ja standardit vaativat jatkuvaa testaamista ja kehitystä. Kohdeyrityksen verkkolaskujen käsittely pääsi yhden askeleen lähemmäksi automatisointia.

The topic for this thesis was to study the importance of electric financial administration while moving to using e-invoicing. A transition like this brings companies significant efficiency enhancements and cost savings. The development area for the case company was receiving e-invoices. Testing the e-invoice software in practice and improving the software in co-operation with the software developers was the aim of the study. Another aim was to also create an invoice process that is as automated as possible. Written and electronic sources related to the subject of the study were used in the study. The research method used was case study. The theoretical part of the thesis reviewed the different operations of electronic financial administrations as well as the importance of the software and operators in e-invoicing. The empiric study included testing and analyzing the results of e-invoicing. The study showed that it is a big change from paper invoices to totally automated e-invoicing, especially when large invoice volumes are in question. Different standards and software require continuous testing and development in e-invoicing. The case company got one step further in using automated e-invoicing during this thesis process.