Paperisesta sähköiseen ostolaskujärjestelmään : Kokemuksia ensimmäiseltä puolivuotiskaudelta

Abstract

TIIVISTELMÄ

Simoska, Aino 2012. Paperisesta sähköiseen ostolaskujärjestelmään - Kokemuksia ensimmäiseltä puolivuotiskaudelta. Opinnäytetyö. Kemi - Tornion ammattikorkeakoulu. Kaupan ja kulttuurin toimiala. Tornio. Sivuja 42. Liitteet 1

Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta ja empiriatutkimuksesta. Teoriaosuus käsittelee muutoksen onnistumista henkilökunnan näkökulmasta ja sähköisen ostolaskutuksen teoriaa. Toisen osuuden muodostavat käyttäjähaastattelut ja osallistuva havainnointi Simon kunnan siirryttyä sähköiseen ostolaskutukseen kesäkuussa 2011. Tutkimus etsii vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Miten käyttöönottoprosessi on onnistunut? Mitä etuja tai haittoja on ilmennyt järjestelmän käyttöönotosta verrattuna manuaaliseen osto-laskuhallintaan?

Opinnäytetyön aihe on ajankohtainen, koska taloushallinnon sähköistyminen ja muut automatisoidut prosessit lisääntyvät koko ajan niin yrityksissä, kotitalouksissa kuin julkishallinnossakin. Sähköistetyt prosessit ovat ekologinen ja kustannustehokas vaihtoehto verrattaessa niitä vastaaviin paperisiin prosesseihin. Ostolaskutuksen sähköistämistä ja sen onnistumista tarkastellaan työntekijän näkökulmasta.

ABSTRACT

Simoska, Aino 2012. Toward paperless electronic purchase invoice system - Experiences of the first six months. Bachelor’s Thesis. Kemi-Tornio University of Applied Sciences. Business and Culture. Pages 41. Appendix 1.

This research was conducted in the municipality of Simo concerning the implementation of the electronic invoicing system. The research questions asked in this thesis are as follows: How did the process of electronic invoicing succeed? What are the advantages gained and the disadvantages experienced after the commissioning of the electronic invoicing system compared with the old system?

The topic of the thesis is current because the electrification in financial management and in other processes increases constantly in companies, in households and in the public sector. The electronic processes are an ecological and advantageous option in compari-son with processes relying on paper version documentation. The system change and managing it is examined from the point of employee.

The thesis consists of the theoretical part and the empirical research part. The theoretical part of the thesis deals with management of change from the personnel’s point of view and theories of electronic invoicing. The empirical part consists of the interviews and the participatory observations conducted in the municipality of Simo when the munici-pality of Simo implemented the electronic invoicing system in June 2011.

The results of the thesis show that the personnel are very satisfied with the new electric invoicing system, because it helps them with their work in many ways. The new system saves time in manual routines and it is more ecological and cost efficient than the paper option. The electronic invoicing is only one part of a holistic change that will continue in the future and the results of this thesis are useful in the further processes where the electrification continues.