Use of Information Systems in IT Project Management Processes

Abstract

IT companies develop new products through projects. To support projects, many commercial and company’s own information systems have been developed in order to ease the scheduling and document management. A company usually has a process that individual projects follow.

The research objective was to examine the project support status of Nordea’s IT security unit, IT Operational Security. Firstly, theoretical information was gathered about project management, its phases and processes and information systems. Secondly, two pieces of commercial software for project management were acquainted with. Finally, the theory was applied to map out the steps a project follows.

The research answers three questions: how project management processes and information systems have been documented in Nordea’s security unit, how the processes were actualized and how information systems severed their purpose, and what kind of information system would be the best for project management in Nordea.

The research method was to find out areas of improvement within the process by interviewing employees within Nordea. Two information systems related to the project support process are reviewed based on their suitability to the process. The results are compared to the documentation of the project support process in IT Operational Security. The results are summarized to help develop the process.

The results indicate that the project support process does not function properly with the current definitions, and significant disparities exist between documentation and practice.

IT-yritykset kehittävät uusia tuotteitaan perustamalla projekteja. Projektinhallinnan tueksi on rakennettu useita kaupallisia ja yritysten omia tietojärjestelmiä, joilla aikataulutus ja dokumenttienhallinta kyetään järjestämään mahdollisimman helpoksi. Projekti etenee yleensä yrityksissä saman kaavan, eli prosessin, mukaan.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Nordean tietoturvayksikön IT Operational Securityn projektien tukipalveluprosessin nykytilannetta. Tutkimuksen aluksi kerättiin teoriatietoa projektinhallinnasta, sen vaiheista ja prosesseista sekä tietojärjestelmistä esitellen kaksi kaupallista ohjelmistoa projektinhallintaan. Teoriatiedon avulla hahmoteltiin perusominaisuuksia, joita projektin kulku noudattaa.

Tutkimus pyrkii vastaamaan kolmeen kysymykseen: kuinka projektinhallinnanprosessi ja tietojärjestelmät on dokumentoitu Nordean tietoturvayksikössä, kuinka prosessi on toteutettu ja kuinka tietojärjestelmät palvelevat tarkoitustaan sekä minkälainen tietojärjestelmä toimisi parhaiten projektinhallinnassa.

Tutkimusmenetelmä on prosessin ongelmakohtien tunnistaminen haastattelemalla eri työntekijöitä Nordeassa. Tukiprosessiin liittyy kiinteästi kahden eri tietojärjestelmän käyttö, joiden sopivuutta tehtävään arvioidaan. Tuloksia verrataan viralliseen dokumentaatioon projektituen prosessista IT Operational Securityssä. Ilmitulleista asioista koostetaan yhteenveto, joiden perusteella prosessia kyetään kehittämään.

Tutkimustulokset osoittavat, että projektitukiprosessi ei ole toimiva nykymäärityksillä ja siinä on merkittäviä poikkeuksia käytännön ja dokumentaatiotiedon välillä.