Structured Reusable Creation and Mainte- nance of Technical Information : A Case Study

Abstract

Tutkielma käsittelee erästä teknisen informaation osa-aluetta. Tutkielman aihe nousi esiin projektista ja kehitysprosesseista, jotka olivat työn alla Wärtsilä Finlandissa vuosina 2007–2008 ja Wärtsilä Corporationissa vuonna 2009. Tutkielman tavoitteena on paikantaa ja selittää teknisen informaation ja perinteisen dokumentaation välistä eroa. Dokumentaatio on pitkään ollut teknisen informaation tavoite. Asiaa syvemmin tutkittaessa selviää, että niin tärkeää kuin dokumentaatio onkin, se on vain yksi teknisen informaation osa ja sitä voidaan pitää teknisen informaation tuloksena. Tutkimuksen toisena tavoitteena on selvittää, miten informaatiota voidaan tehokkaasti järjestää, luoda ja ylläpitää. Tutkimuksessa osoitetaan, miten tehokkuus vaikuttaa kustannussäästöihin ja informaation uudelleenkäyttöön. Uudelleenkäytön kautta mahdollistetaan jo olemassa olevasta tiedosta muodostettavien uusien tuotteiden kehittäminen. Tutkielman teoreettisen kehyksen luomisen aloitan tarkastelemalla tuotetiedon hallinnan ohjelmistoympäristöä eli PDM-järjestelmää. Järjestelmää tarkastellaan erityisten, vain tekniseen informaatioon liittyvien, osa-alueiden kannalta. Laajempi tuotteen elinkaaren hallintajärjestelmä (PLM) on toinen tähän kenttään liittyvä alue, joka sopisi lisätutkimuksen aiheeksi. Jatkan teoreettisen kehyksen rakentamista tarkastelemalla sisällönhallintajärjestelmiä (CMS) sekä niiden käyttöä sisällön luomisessa ja ylläpitämisessä. Lopuksi käsittelen valinnan standardia informaation järjestämiseksi siten, että se on uudelleen käytettävissä ja täsmällistä. Tarkastelen lyhyesti muutamia lausuntoja koskien standardeja siirtyessäni käsittelemään DITA-arkkitehtuurin (Darwin Information Typing Architecture) käyttöä teknisen informaation kontekstissa. Tutkielmassani kerron, miten ylläkuvattuja tekniikoita ja metodeja sovellettiin käytännössä vuosina 2007–2008 läpiviedyssä projektissa. Loppupäätelmissäni osoitan, kuinka tämä projekti vahvistaa otaksuman, että näiden järjestelmien käyttö mahdollistaa informaation uudelleenkäytön ja säästää merkittävästi kuluja. Lisäksi otan esille muutamia ajatuksia, miten tätä aihealuetta voitaisiin tutkia edel- leen.

The topic of this thesis covered a certain field within technical information, as the title suggests. The idea for this thesis emerged from a project and development of processes that took place in Wärtsilä Finland 2007- 2008 and in Wärtsilä Corporation in 2009. The aim of this thesis was to discover and explain the difference between technical information and traditional documentation. Documentation has for a long time been the object for technical information. When further exploring the topic it will become evident that documentation as vital as it is, is only one part of technical information as a whole and it can also be considered to be a result of it. Another aim of this study was to explain how to structure, create and maintain information in an efficient manner. It was be shown how this efficiency is related to cost savings as well as to the ability to reuse information. Furthermore, the concept of reusing introduces the possibility to introduce new products derived from already existing information. As theoretical framework for this thesis the work began by looking into Product Data Management or PDM as it is more commonly referred to. PDM was looked into from specific areas related to technical information only. The larger area of PLM or Product Lifecycle Management is another topic suitable for further studies within this area. The work continued by looking into Content Management Systems or CMS and their usage in relation to content creation and maintenance. Lastly the standards of choice when it comes to structuring information in such a way that it is reusable and accurate were discussed. Certain statements of standards were discussed as the work moved on to the usage of DITA, Darwin Information Typing Architecture in the context of technical information. The thesis shows how the techniques and methods explained above were applied to a concrete example from a project carried out in the years 2007-2008. In the conclusions it was shown how this project has acted as proof to the hypothesis that so it enables reuse and also saves a lot of costs. In addition, some thoughts on how to further explore this area were explained in the study.