Toiminnanohjausjärjestelmän kartoitus : Huoltopalveluiden toiminnanohjausjärjestelmän vaatimukset

Abstract

Insinöörityö oli tutkimustyö Oy AGA Ab:n teknisen huoltopalvelujen toiminnanohjauksen tietojärjestelmien käytettävyydestä ja käytöstä. Työllä kartoitettiin tietojärjestelmien käyttöä teknisten huoltopalveluiden ja sen lähimpien sisäisten asiakkaiden näkökulmasta. Lisäksi selvitettiin tietovirtojen liikkeitä kyseisten organisaatioiden välillä. Tutkimusongelmasta muodostettiin hypoteesi. Käytössä olevat teknistenhuoltopalveluiden tietojärjestelmät eivät palvele käyttäjiä, vaan aiheuttavat toimintojen tehottomuutta ja riskitilanteita.

Tutkimustyö toteutettiin kyselytutkimuksen ja C-CEI-analyysistä valikoitujen analyysien avulla. Kyselytutkimus suoritettiin Surveypal Oy:n kyselytyökalulla. Kyselytyökalun etuina oli sen toiminta internetissä ja analysointiin käytettävien tulosten nopea saatavuus. Vastausaktiivisuutta voitiin seurata helposti internetissä. Kyselylomakkeen rakentaminen ja mittareiden asettaminen oli yksinkertaista. C-CEI-analyysin mallin mukaiset toiminto- ja toimintaympäristöanalyysit suoritettiin haastattelututkimuksin myynnin, teknisen asiakaspalvelun ja teknisen huoltopalvelunhenkilöstölle. Haastattelut suoritettiin pääosin henkilöhaastatteluina. Haastattelun tuomia lisäkysymyksiä selvennettiin päivittäisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa.

Tutkimustulokset analysoitiin ensin erikseen, minkä jälkeen niistä tehtiin yhteinen analyysi. Työssä selvisi vakavia puutteita tietovirtojen liikkeessä eri organisaatioiden välillä ja teknisten huoltopalvelujen sisäisissä tietojärjestelmissä. Suurimpia havaittuja ongelmia oli käy-tettävien tietojärjestelmien monimuotoisuus. Se aiheuttaa tilanteen, jossa eri organisaatiot eivät käytä samoja tietolähteitä. Tietojärjestelmät eivät myöskään kommunikoi keskenään. Voitiin siis todeta hypoteesin olevan tosi.

The purpose of the research was to study the usability and usage of Oy AGA Ab technical maintenance service unit’s ERP systems. The study concentrated on exploring the usage of information systems from the technical maintenance service unit’s and their internal customers’ perspective. In addition, the study addressed information flows between these organisations. The research was based on the following hypothesis. The information systems used by the technical maintenance service unit do not serve their users’ needs but cause operational inefficiency and risky situations.

Research methods included a questionnaire and selected analysis from the C-CEI-method. The questionnaire was implemented using an Internet-based survey tool by Surveypal Oy, which enabled quick availability of results and easy monitoring of response rate on the Internet. Constructing the survey and setting the appropriate measurements was simple. The C-CEI-model based analysis of operational environment was done by interviewing staff from Sales, Technical Customer Service and Technical Maintenance areas. Interviews were mostly conducted in person. Additional questions arising from the interviews were clarified in the course of daily work discussions with each individual. Working as in the Oy AGA Ab Technical Maintenance Service unit enabled me to get the needed information from the target groups.

The results of the research were first analysed separately after which a common analysis was performed on them. Thus, this study presents a summary of the results, the purpose of which is to verify the hypothesis. The research revealed major issues in information flows between different organisations and in the technical maintenance unit’s information systems. One of the most significant issues that was discovered is the large number of systems being used. This results in a situation in which different organisations do not use the same information sources. In addition, the information systems do not communicate with each other. Therefore, it can be stated that the hypothesis was verified to be correct.